Nhân lực là yếu tố chính làm nên sự thành công của một doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bài viết này Myspa xin chia sẻ cho bạn cách quản lý nhân sự bằng excel cho Spa, thẩm mỹ viện, clinic, các dịch vụ khác … đây là sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, myspa còn chia sẻ giải pháp quản lý nhân sự dành cho Spa, TMV, Clinic thời 4.0.
Mẫu quản lý nhân sự chung
Mẫu quản lý nhân sự này được thiết kế để quản lý thông tin nhân sự, cũng như nắm bắt toàn bộ nhân sự của từng phòng ban. Mẫu này cho chúng ta cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự, thông tin nhân sự. Một file excel quản lý nhân sự cơ bản có 4 phần được chia làm 4 sheet. Có sheet nhập nội dung vào là danh sách cán bộ – nhân viên, sheet tổng hợp nguồn nhân lực, sheet dữ liệu kỷ luật, sheet dữ liệu khen thưởng nhân viên.
Sheet Tổng hợp nguồn nhân lực
Sheet Danh sách nhân sự
Sheet dữ liệu vi phạm
Sheet khen thưởng
Quản lý nhân sự bằng excel theo mẫu theo dõi chất lượng
Ở mẫu này file này giúp bạn quan sát được chất lượng nhân sự trong tháng như việc họ có đi làm đúng giờ, thái độ làm việc, hoa hồng hàng của nhân viên. Có 3 phần cơ bản được chia làm 3 sheet: Bảng chấm công, đánh giá chất lượng nhân viên, quản lý hoa hồng
Sheet Chấm công
Sheet Đánh giá chất lượng
Sheet Hoa hồng
Những hạn chế khi quản lý nhân sự bằng excel
Nhiều người thao tác cùng lúc
Một thực tế là ai cũng có thể thay đổi dữ liệu trên excel. Bạn càng có nhiều người chỉnh sửa và tổng hợp thông tin nhân sự, lương, chấm công,…vào một tệp excel duy nhất thì báo cáo càng có nhiều khả năng mang lại kết quả không chính xác. Dẫn đến việc sai sót giờ công, lương, tiền hoa hồng,…làm bạn mất nhiều thời gian để tính toán lại và chỉnh sửa hoặc có thể bạn sẽ không biết.
Khó kiểm soát khi dữ liệu quá lớn
Từ các diễn đàn làm đẹp rất nhiều chủ doanh nghiệp đã chia sẻ với nhau về vấn đề quản lý nhân sự bằng excel khi mở rộng quy mô gặp rất nhiều lỗi. Vấn đề là ngoài nguy cơ mất dữ liệu, tệp excel quá lớn khiến máy chậm, thì nó còn làm giảm hiệu quả công việc của bạn. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để ngồi trên excel hàng giờ.
Gặp vấn đề lớn về bảo mật
Thực trạng spa khi bảo mật dữ liệu bằng excel kém
Theo những lời tâm sự nghề spa thì một số chủ doanh nghiệp đã bỏ qua bước bảo mật dữ liệu khi quản lý nhân sự bằng excel. Họ cho rằng thông tin đó không ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh nên ít bảo mật. Đây là vấn đề nghiêm trọng mà các chủ doanh nghiệp thường mắc phải. Những rủi ro là rất lớn mà bạn có thể không ngờ tới:
- Thông tin nhân viên có thể bị lộ ra ngoài. Việc này có thể dẫn đến các hoạt động lôi kéo nhân viên từ các đối thủ cạnh tranh.
- Bảng lương là vấn đề riêng tư, trong nội bộ không nên tiết lộ. Vì có thể mất tinh thần đoàn kết khi bảng lương nhân viên bị lộ ra ngoài. Sẽ có sự phân bì khi nhân viên tỏ ra không bằng lòng về vấn đề lương, hoa hồng, thưởng.
- Khi đã có thể lấy được dữ liệu từ việc quản lý nhân sự bằng excel thì việc bảo mật các dữ liệu khác cũng có thể bị ảnh hưởng. Quan trong nhất là nó gây hại cho doanh nghiệp của bạn nếu như mất dữ liệu khách hàng thì độ uy tín của bạn sẽ giảm, khách hàng sẽ không còn tin tưởng vào doanh nghiệp của bạn.
Những lưu ý về bảo mật khi sử dụng excel
Khi quản lý nhân sự bằng excel, bạn sẽ gặp thách thức vô cùng lớn là bảo mật dữ liệu. Đó là vì excel khó đảm bảo tính bảo mật và sao lưu dữ liệu.
Đây là vấn đề lớn khi bạn sử dụng excel. Nhiều người làm việc trên tệp excel sẽ không an toàn cho dữ liệu của bạn. Thông tin nhân viên, bảng lương, hoa hồng, giờ giấc, các đánh giá về nhân viên,… Tất cả có thể bị sao chép bất cứ lúc nào. Thật khó để kiểm soát ai có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn. Để đảm bảo an toàn rất nhiều người đã đặt mật khẩu để bảo vệ dữ liệu excel. Thế nhưng nó lại có hạn chế nhất định nếu bạn không phải là chuyên gia về sử dụng excel.
Những hạn chế của excel khi đặt mật khẩu:
- Microsoft đã cảnh báo rằng không thể lấy lại mật khẩu mà bạn cài đặt khi đã quên. Vì vậy bạn cần chắc rằng mật khẩu phải đặc biệt dễ nhớ. Ngoài ra bạn không nên để người lạ truy cập vào tệp excel của bạn. Bởi vì người lạ khi truy cập vào có thể thay đổi mật khẩu, bạn sẽ mất hoàn toàn dữ liệu đang có. Một lưu ý cho bạn khi đặt mật khẩu trong excel là không có tiêu chuẩn nào liên quan đến độ dài mật khẩu, số hoặc ký tự. Thế nhưng mật khẩu có chứa chữ hoa và chữ thường sẽ có tính bảo mật mạnh hơn.
- Một điều đáng lưu ý là thông tin dữ liệu cũng có thể bị đánh cắp bất cứ lúc nào mặc dù đã cài đặt mật khẩu. Việc bạn chia sẻ tệp hoặc mật khẩu với mọi người có thể dẫn đến dữ liệu bị thay đổi. Rủi ro mất dữ liệu và thay đổi dữ liệu vẫn là rất cao.
Quản lý nhân sự bằng excel liệu còn phù hợp?
Có thể nói quản lý bằng excel là công cụ phù hợp với tất cả mọi công ty. Tuy nhiên, nếu công ty bạn có trên 20 nhân sự việc quản lý bằng excel chắc chắn sẽ tốn rất nhiều thời gian và có rất nhiều bất lợi từ giải pháp này, cụ thể:
Dễ Sai Sót: Việc bạn làm việc trên quá nhiều sheet sẽ làm bạn rối và dẫn đến thông tin bị sai lệch ngay lập tức. Đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn làm về dịch vụ nhất là những ngành làm đẹp như spa, thẩm mỹ viện, clinic rất chú trọng về mặt chất lượng dịch vụ. Cho nên việc thu thập dữ liệu về dịch vụ để lập bảng báo cáo đánh giá chất lượng hàng ngày là điều rất quan trọng, không thể xem thường.
Dễ Thất Thoát Thông Tin: Bạn thử nghĩ cứ mỗi nhân viên sẽ có một bản hợp đồng lao động được lưu trữ trên máy tính làm bạn không tài nào có thể quản lý chúng một cách hiệu quả, khi ấy việc thất thoát thông tin là điều không thể tránh khỏi. Do đó giải pháp quản lý nhân sự bằng excel không còn phù hợp nữa. Đặc biệt trong trường hợp thiết bị lưu trữ bị hư hỏng thì khả năng mất dữ liệu rất cao.
Tốn Thời Gian: Thời gian tìm kiếm thông tin về nhân viên cũng trở nên tốn rất nhiều thời gian. Bạn phải mở từng sheet trong file excel để tìm kiếm các thông tin. Hoặc mỗi khi bạn muốn tính toán hoa hồng, hay đánh giá năng lực cho nhân viên gặp nhiều khó khăn và có có giải pháp nào hỗ trợ.
==>Chi tiết bạn có thể tham khảo thêm bài viết này nhé! Quản lý spa bằng excel liệu có hiệu quả
Giải pháp quản lý nhân sự spa, salon bằng công nghệ
Trong thời buổi công nghệ 4.0 giải pháp phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt dành cho spa đã là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Giải pháp này khắc phục những bất cập khó khăn mà phương pháp quản lý nhân sự bằng excel truyền thống:
- Lưu thông tin nhanh chóng: Các thông tin về nhân viên sẽ được lưu trữ online
- Tìm kiếm dễ dàng: Việc lưu thông tin online trên hệ thống phần mềm, nên bạn có thể tìm kiếm thông tin theo tên hoặc số điện thoại
- Tính hoa hồng nhân viên: Hoa hồng theo số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ nhân viên bán cho khách hàng sẽ được phần mềm tính toán nhanh chóng sau khi tạo hóa đơn bán hàng.
- Sắp xếp lịch làm việc linh động: Giao diện đặt lịch làm việc cho nhân viên đơn giản, dễ dàng theo dõi các ca làm việc của nhân viên
- Đánh giá nhân viên: Phần mềm quản lý hỗ trợ báo cáo đánh giá thái độ làm việc của nhân viên từ khách hàng.
Như những gì đã đề cập, quản lý nhân sự bằng tay hay dùng excel tồn đọng khá nhiều hạn chế cũng như mất nhiều thời gian. Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ bạn có thể quản lý một cách dễ dàng và tiết kiệm cho phí.
Myspa phần mềm quản lý – CSKH hỗ trợ bạn hiệu quả trong việc quản lý và vận hành Spa, Clinic, TMV. Hãy liên hệ với chúng tôi để được trải nghiệm dùng thử miễn phí trong vòng 7 ngày.
Leave a Reply