Kinh nghiệm kinh doanh

Quản lý spa bằng excel có hiệu quả không?

Từ trước đến nay công việc quản lý là công việc vốn chẳng hề đơn giản, nhất là ở lĩnh vực làm đẹp. Khi mà hàng ngày người quản lý phải tiếp xúc với phần lớn khách hàng là phụ nữ – những người có sự nhạy cảm nhất định, dễ thay đổi và “khó đoán”. Nhiều chủ spa đã quyết định quản lý spa bằng excel.

Vậy quản lý spa bằng excel có thực sự mang lại hiệu quả? Có phương pháp nào tối ưu hơn không? Hãy cùng Myspa – phần mềm quản lý spa theo dõi bài viết dưới đây để có câu trả lời nhé.

Quản lý spa bằng excel có hiệu quả không?

1. Những nguyên nhân gây khó khăn trong công việc quản lý Spa

1.1 Mở ra nhiều chi nhánh

Khi spa mở rộng thêm nhiều chi nhánh, lúc này công việc quản lý sẽ khó khăn hơn. Điển hình nhất là không cùng một lúc có thể theo dõi kịp thời tình hình của từng chi nhánh. Và nó sẽ dẫn đến những hậu quả như: Không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng kịp thời; không kiểm tra được tình hình của từng cơ sở,..

Những vấn đề khác như sự chênh lệch của đội ngũ nhân viên từng chi nhánh. Hàng hoá xuất và nhập kho cho các chi nhánh, quản lý khách hàng cũng gặp nhiều khó khăn. Ví dụ như khách hàng có gói liệu trình chăm sóc da mặt 3 buổi. Những với liệu trình buổi thử 2 khách muốn ghé chi nhánh B thay vì chi nhánh A ban đầu. Lúc đó bạn sẽ tổng hợp dữ liệu làm dịch vụ của khách như thế nào?

Việc khó kiểm soát là điều không thể tránh khỏi. Bạn phải hình dung trước những khó khăn này và có cách quản lý phù hợp. Nếu chỉ có 2-3 chi nhánh, bạn có thể qua lại thường xuyên để kiểm tra hệ thống, tình hình kinh doanh. Nhưng với nhiều hơn thì bạn hoàn toàn phải cân nhắc đến giải pháp tối ưu hơn.

Quản lý spa nhiều chi nhánh là thách thức lớn với doanh nghiệp

1.2 Quản lý theo cách truyền thống

Hiện nay vẫn còn rất nhiều spa áp dụng cách quản lý theo kiểu thô sơ. Họ dùng các phần mềm đơn giản, quản lý spa bằng excel, bằng sổ sách truyền thống. Việc làm này mất khá nhiều thời gian để kiểm kê mà vẫn không đảm bảo tính chính xác. Rất nhiều chủ spa không kiểm soát được con số. Và không biết chi phí chênh lệch thực tế xuất phát từ đâu.

Mặc dù số lượng khách hàng làm đẹp tăng cao. Nhưng phương pháp quản lý này dẫn đến việc chăm sóc khách hàng không được tốt. Khách khó đặt lịch hẹn, khó kiểm soát khách hàng. Nhiều khách cũng quên lịch đặt hẹn của mình mà nhân viên cũng không thể nhớ hết cho từng khách. Ngoài ra, spa còn gặp tình trạng quá tải đơn hàng mà không có người sử lý. Cuối tháng khó báo cáo được doanh thu của Spa,..

Quản lý spa bằng số sách, các phần mềm đơn giản không mang lại hiệu quả cao

1.3 Khó theo dõi Spa một cách chủ động

Với những trường hợp chủ spa hoặc quản lý phải đi công tác, bạn sẽ khó nắm bắt được tình hình spa từ xa. Từ nhân viên, khách hàng, thu chi hay những vấn đề phát sinh sẽ làm bạn “đứng ngồi không yên” khi không có mặt tại spa được. Vì thế, bạn sẽ bị động khi giải quyết các vấn đề tại spa và giải quyết chúng triệt để.

Việc quản lý spa bằng excel hiệu quả khi bạn không có mặt tại spa vẫn là bài toán nan giải với một vài doanh nghiệp. Cần tìm ra phương pháp tối ưu nhất để bạn có thể yên tâm công tác mà vẫn theo dõi được hoạt động kinh doanh của spa. Ngoài những báo cáo của nhân viên hay quản lý, bạn vẫn có thể kiểm tra được toàn bộ tình hình.

1.4 Không nắm được tình hình của khách hàng

Đây là tình trạng chung của các spa hiện nay. Khi cách quản lý thông tin đánh giá khách hàng truyền thống không thể nào thông kế và phản ánh kịp thời. Điều này sẽ dễ dẫn đến việc không kịp thời đưa đến khách hàng những dịch vụ chăm sóc tốt nhất. Có thể những đánh giá, phản hồi của khách bị bỏ qua mà bạn còn chưa tiếp nhận được những ý kiến đánh giá đó.

Để khắc phục được những khó khăn trên đòi hỏi người làm công việc quản lý spa bằng execel phải thay đổi được tư duy của mình – từ bỏ cách quản lý cứng nhắc. Công việc của người quản lý spa chính là thay đổi cách quản lý spa phù hợp với tình hình hiện tại. Tìm và ứng dụng được những phần mềm quản lý online để tối ưu hóa việc quản lý.

Trải nghiệm của khách hàng đặc biệt quan trọng với spa

2. Quản lý spa bằng excel có tốt không?

2.1 Những điểm mạnh khi quản lý spa bằng excel

Như đã đề cập, hiện nay có rất nhiều chủ spa khi mở spa đã quyết định quản lý spa bằng excel. Vì excel có những lợi thế nhất định nên một số spa nhỏ mới kinh doanh vẫn có thể áp dụng được ứng dụng này khi quản lý. Dưới đây là một số điểm mạnh của excel:

  • Phần mềm excel quen thuộc gần như với tất cả mọi người. Không mất nhiều thời gian để làm quen và hướng dẫn cách sử dụng. Excel cũng không đòi hỏi người dùng phải có kiến thức sâu về cơ sở dữ liệu.
  • Quản lý spa bằng excel phổ biến và không mất phí khi cài đặt. Bạn có thể cài trên máy tính, ứng dụng trên điện thoại hay trên ipad đều có thể truy cập và chỉnh sửa được.
  • Excel trên ứng dụng của google doc có thể chia sẻ file cho nhiều người cùng tham gia lập danh sách, chia sẻ thông tin, dữ liệu dễ dàng
  • Quản lý spa bằng excel cũng có những công thức, thuật toán giúp tính toán, liên kết dữ liệu giữa các sheet. Tổng hợp được thông tin, báo cáo được con số.

Xem thêm: Mở Spa cho người mới bắt đầu, cần trang bị những gì?

2.2 Quản lý bằng excel sẽ gặp những trở ngại gì?

Tuy excel có nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm đơn giản này cũng gây ra nhiều khó khăn cho chủ spa khi quản lý. Hãy cân nhắc những nhược điểm sau đây khi sử dụng excel để quản lý nhé!

  • Excel chỉ phù hợp với những spa nhỏ, chưa có dữ liệu khách hàng quá lớn. Khi kinh doanh mở rộng, có nhiều data hơn thì excel hoàn toàn bị động khi xử lý dữ liệu. Gây nhiều khó khăn cho nhân viên khi làm việc.
  • Bảo mật của excel thấp. Một file excel có thể dễ dàng bị điều chỉnh số liệu. Hoặc bị xóa mà không khôi phục lại được.
  • Các file dữ liệu bị tách riêng lẻ. Không đồng bộ được giữa các file hoặc sẽ mất rất nhiều thời gian. Khi báo cáo doanh thu tổng hợp cuối năm phải rà soát lại từng tháng.
  • Tìm kiếm dữ liệu, thông tin vô cùng khó khăn nếu chưa xác định được thông tin đó nằm ở file nào? Thời gian nào?

3. Khắc phục những khó khăn khi quản lý spa bằng excel

3.1 Lập kế hoạch quản lý chi tiết

Để khắc phục những khó khăn khi quản lý spa bằng excel, đòi hỏi các chủ spa phải vạch ra kế hoạch quản lý chi tiết. Khi công việc có quy trình rõ ràng, minh bạch, sắp xếp thời gian hợp lý thì việc kinh doanh sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh spa, hãy đưa ra kế hoạch đồng bộ cho tất cả chi nhánh. Từ quy định nhân viên, quy trình chăm sóc khách hàng, chương trình khuyến mãi… Đến thời gian nào bạn sẽ có mặt ở chi nhánh để theo dõi tình hình kinh doanh cũng cần được nêu rõ trong bảng kế hoạch.

Lập bảng kế hoạch chi tiết khi quản lý spa

3.2 Điều phối nhân viên hợp lý

Hãy tuyển những nhân viên chủ lực có thể điều phối hoạt động của spa khi bạn không có mặt. Họ sẽ thay bạn kiểm soát tình hình và báo cáo lại cho bạn. Những nhân viên này mang cấp quản lý hoặc trưởng nhóm một chi nhánh spa. Họ là những nhân viên có tay nghề giỏi trong ngành và có tố chất quản lý.

Ngoài ra, bạn cũng nên biết cách điều phối nhân viên giữa các chi nhánh để họ phối hợp làm việc hiệu quả. Ví dụ như khi chi nhánh B cần thêm nhân viên vào ngày khai trương thì hãy báo trước với họ một ngày để chủ động sắp xếp công việc, hỗ trợ chi nhánh.

3.3 Quản lý spa bằng phần mềm

Ngoài phương pháp quản lý spa bằng excel, hiện này có rất nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu quá trình chuyển đổi số. Họ sử dụng quản mềm quản lý chuyên biệt dành cho spa. Mọi hoạt động kinh doanh đều được số hoá bằng phần mềm. Từ lương, hoa hồng nhân viên, lịch hẹn khách hàng, CTKM, quản lý công nợ, thu chi…

Đối với spa: Thao tác đơn giản, dễ thực hiện, không giới hạn dữ liệu lưu trữ; thống kê – báo cáo doanh thu nhanh chóng thông qua các biểu đồ; kiểm tra được số lượng hàng ở kho; điều phối được nhân viên dễ dàng,…

Đối với nhân viên: Nhân viên được chấm công một cách công bằng. Tự động tính hoa hồng cho nhân viên. Khi nhân viên được điều phối hoạt động bằng phần mềm, họ cũng sẽ chủ động sắp xếp được công việc một cách hợp lý…

Đối với khách hàng: Được chăm sóc tận tình từ bộ phận CSKH. Bao gồm những công việc: đặt lịch hẹn nhanh chóng, có thông báo về các ưu đãi sắp tới. KH sẽ nhận được SMS chúc mừng các dịp lễ quan trọng,.. Và đặc biệt là thông tin của khách hàng sẽ được bảo mật tuyệt đối.

4. Phần mềm chuyên biệt dành cho spa – MYSPA

Thấu hiểu những khó khăn mà các Spa hiện đang gặp phải,  sự ra đời của MYSPA đã giải quyết được nhiều khó khăn mà các spa gặp phải, bao gồm:

  • Quản lý khách hàng: Lưu thông tin; phân loại nhóm khách hàng: khách hàng tiềm năng, khách hàng tư vấn, khách hàng VIP,..
  • Quản lý sắp xếp lịch hẹn online: Sắp xếp, đặt lịch, thông báo lịch hẹn online đa kênh: Website, Facebook, Zalo, Instagram,..
  • Quản lý nhân viên từ xa: Chấm công, tính lương, chiết khấu phần trăm hoa hồng cho từng nhân viên bán sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ.
  • Báo cáo doanh thu: Tự động báo cáo theo khung giờ tổng quan đến chi tiết dưới dạng bảng biểu, biểu đồ.
  • Bán hàng chuyên nghiệp: Tạo/thống kê đơn hàng; kết nối dễ dàng với máy quét mã vạch và máy in bill. Thao tác với máy tính tiền (POS) tích hợp trên phần mềm.
Trang Beauty & Nail Care
Myspa -phần mềm chuyên biệt dành riêng cho quản lý spa

Tóm lại, quản lý spa bằng excel thực sự không mang lại hiệu quả. Nếu spa của bạn có nhiều khách hàng, nhân viên và từng bước phát triển, mở rộng kinh doanh. Với những ưu nhược điểm nêu trên, để tránh gặp phải những khó khăn khi quản lý spa, bạn nên số hoá quy trình quản lý, sử dụng phần mềm để công việc kinh doanh thuận lợi hơn. Chỉ cần một số tiền nhỏ hàng tháng để cài đặt và vận hành, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí.

Xem thêm tại:

Myspa – phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Tìm hiểu thêm tại: https://home.myspa.vn/phan-mem-quan-ly-spa


Leave a Reply