Làm cách nào để biết được khách hàng nào thường xuyên sử dụng dịch vụ tại spa của bạn? Làm sao để phân loại khách hàng hiệu quả và từ đó có những chương trình ưu đãi phù hợp,… Điều duy nhất mà spa cần là tìm ra giải pháp quản lý thông tin khách hàng tối ưu nhất. Myspa – phần mềm quản lý spa sẽ mang đến cho bạn những cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay.
Trước khi tìm ra cách tốt nhất, bạn cần tìm hiểu quản lý thông tin khách hàng là gì? Và thông tin khách hàng gồm những gì? Tại sao nó lại quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay, nhất là spa? Để trả lời cho các câu hỏi trên bạn có thể tham khảo qua các nội dung dưới đây.
1. Quản lý thông tin khách hàng là gì?
Là các hoạt động theo dõi các thông tin khách hàng mà doanh nghiệp đã thu thập được. Nó còn là việc phân tích, báo cáo, lưu trữ thông tin khách hàng trong nội bộ doanh nghiệp. Từ đây bạn có thể trả lời được câu hỏi thông tin khách hàng gồm những gì? Bởi vì nó gồm thông tin liên hệ, lịch sử sử dụng sản phẩm, dịch vụ, nhu cầu mua hàng trong tương lai,… Đây là những thông tin quan trọng mà bạn cần quản lý chặt chẽ để mang đến cho khách hàng của mình trải nghiệm tốt nhất.
Từ những nội dung trên mà Myspa đã đúc kết được phần nào đã giúp bạn có thể trả lời các câu hỏi quản lý thông tin khách hàng là gì? Và thông tin khách hàng gồm những gì? Thế nhưng làm thế nào để quản lý thông tin khách hàng hiệu quả? Đây là vấn đề mà các chủ spa đang bàn luận rất nhiều trên các diễn đàn làm đẹp. Trước khi nghiên cứu những điều trên bạn cần tìm hiểu vấn đề sau.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng là một trong những khía cạnh quan trọng giúp việc marketing thành công hơn. Bởi vì nó cho phép bạn đưa các sản phẩm, dịch vụ phù hợp đến với đúng khách hàng. Dưới đây là một số lý do được liệt kê tại sao nó quan trọng đối với các doanh nghiệp.
- Nó giúp thiết kế một sản phẩm, dịch vụ tốt hơn
- Nó cho phép bạn tăng chuyển đổi của mình
- Bạn có thể thu hút nhiều khách hàng hơn bằng cách biết kỳ vọng của họ
- Nó giúp giao tiếp tốt với khách hàng
- Nó giúp những người kinh doanh cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời
3. Các cách quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất hiện nay
3.1 Cách quản lý thông tin khách hàng bằng Excel
Khi spa của bạn đang muốn tiết kiệm tối đa các chi phí thì Excel là công cụ tuyệt vời. Điều này có nghĩa là việc quản lý thông tin khách hàng sẽ thường được theo dõi bằng Excel. Nó rất phù hợp khi bạn chỉ có một số ít khách hàng và đưa thông tin của họ vào bảng tính và chia sẻ nó với một hoặc hai nhân viên trong nội bộ. Sau đây, Myspa sẽ phân tích cho bạn một số lợi thế của việc sử dụng Excel để theo dõi thông tin khách hàng
Ưu điểm của Excel
Tổ chức dữ liệu nâng cao
Excel là hệ thống phân tích và tổ chức dữ liệu hoàn chỉnh nhất dành cho tất cả mọi người. Nó cũng hoạt động hiệu quả trong môi trường kinh doanh khi được các chủ doanh nghiệp tin dùng. Một trong những lợi ích lớn nhất của Excel chính là: cung cấp khả năng sắp xếp dữ liệu thành các bảng tính và biểu đồ có tính hợp lý. Với dữ liệu được tổ chức cách hệ thống, việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Tính năng công thức và tính toán
Excel xử lý số liệu gần như ngay lập tức, giúp việc tính toán hàng loạt trở nên dễ dàng. Tùy thuộc vào sự hiểu biết về Excel, mà bạn có thể giải quyết một lượng lớn các dữ liệu. Một ưu điểm nữa là dù bạn chưa từng sử dụng Excel cũng có thể thành thạo các thao tác cơ bản trong thời gian ngắn. Ngoài ra bạn cũng không mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên của mình làm quen với Excel. Có thể thấy Excel hầu như có rất nhiều ưu điểm như hỗ trợ công thức và tính toán nên hầu như các chủ spa hiện nay đều sử dụng nó như một công cụ quản lý.
Tích hợp với bên thứ ba
Bạn không chỉ thực hiện một số chức năng mà chỉ Excel mới có. Giờ đây bạn có thể kết hợp các phần mềm, nền tảng bổ sung với Excel nhằm mang lại nhiều chức năng hơn. Excel còn hỗ trợ trên một số nền tảng, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tình bảng. Vì vậy, việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel cũng trở nên dễ dàng hơn.
Nhược điểm của Excel
Rò rỉ thông tin
Như đã nói ở trên, thông tin khách hàng là những thông tin cá nhân của người sử dụng dịch vụ được doanh nghiệp thu thập, lưu trữ, để phục vụ cho việc thúc đẩy “chốt sale”. Những thông tin như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, email, nghề nghiệp,… Đây đều là những thông tin nhạy cảm. Nếu bị đánh cắp hay rò rỉ ra ngoài thì spa sẽ gánh chịu những tổn thất nặng nề. Trường hợp nhẹ thì đánh mất một lượng khách hàng lớn; mất đi uy tín, lòng tin cũng như danh tiếng mà bạn đã xây dựng cho thương hiệu của mình. Nặng hơn có thể phải đối mặt với các rắc rối liên quan đến pháp luật, bồi thường tổn thất với mức chi phí không nhỏ. Vậy nên việc lưu trữ thông tin khách hàng cần hết sức cẩn trọng.
Các spa thường lưu thông tin khách hàng vào sổ sách chép tay hoặc tải lên google drive, Excel. Tuy nhiên đây là những nơi không an toàn, rất dễ bị đánh cắp bởi đối thủ, tin tặc hay xảy ra mất mát do thói quen sử dụng mạng không an toàn của nhân viên. Các spa cần có phương pháp tốt nhất cho mình nếu không có thể dẫn đến kinh doanh spa lỗ.
Không có khả năng hỗ trợ quyết định nhanh chóng
Trong môi trường Excel, việc trích xuất, hợp nhất và tóm tắt các thông tin để hỗ trợ bạn đưa ra các quyết định tốt nhất có thể mất rất nhiều thời gian. Mọi người tham gia vào quá trình xử lý thông tin phải hết sức cảnh giác để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Việc bạn nên thường xuyên kiểm tra 2-3 lần là rất cần thiết. Có thể thấy nếu có bất kỳ sai sót nào bạn sẽ rất mất nhiều thời gian kiểm tra lại. Như vậy Excel không có khả năng hỗ trợ quyết định nhanh chóng mà còn làm cho bạn không có nhiều thời gian đưa ra các lựa chọn hợp lý cho mình.
Các công thức gây nhiều khó khăn
Tùy theo sở thích và nhu cầu của bạn nhưng Excel được đánh giá là khó sử dụng và gây nhiều khó khăn trong quá trình quản lý. Để việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel được tối ưu hơn bạn không chỉ cần biết những điều cơ bản mà cần phải thành thạo về các công thức, tạo biểu đồ, cú pháp để tránh bất kỳ lỗi nào. Những điều cơ bản dường như không hỗ trợ bạn được nhiều muốn như vậy bạn cần phải học nâng cao. Thế nhưng một hạn chế là có thể rất khó học. Điều này là do có nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như công thức, hàm và phím tắt. Tuy nhiên, bạn có thể bỏ ra nhiều thời gian hơn để thực hành thường xuyên và học thêm các hướng dẫn và Excel.
Có thể thấy việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel có thể mang lại cho bạn rất nhiều lợi thế. Thế nhưng bạn cần lưu ý những nhược điểm của Excel để tránh tình trạng sai sót hoặc mất thông tin khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm cách quản lý thông tin khách hàng tuyệt vời dưới đây.
3.2 Quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng bằng phần mềm
Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng là việc quan trọng mà mỗi spa đều tích cực duy trì. Và để việc chăm sóc khách hàng trở nên thuận lợi hơn thì các chủ spa cần lưu ý đến việc quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng khổng lồ. Tuy nhiên, từ đây cũng làm dấy lên nỗi lo về vấn đề bảo mật thông tin. Vậy sử dụng phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng có khắc phục được điều này hay không?
Về nhược điểm:
Việc sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng hầu như không hoàn toàn miễn phí như Excel. Thế nhưng với những tính năng ưu việt mà phần mềm mang lại có thể mang lại cho bạn rất nhiều doanh thu.
Về ưu điểm:
Dựa trên ứng dụng công nghệ hiện đại, phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng cho phép ghi lại một cách chính xác và an toàn thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, thông tin sử dụng dịch vụ,…của từng khách hàng. Khi đưa dữ liệu lên phần mềm, chúng sẽ được lưu vào server và có sao lưu lại tránh trường hợp xóa sai hay có nhu cầu tìm lại những dữ liệu đã xóa.
Ngoài ra, phần mềm lưu trữ thông tin khách hàng còn sở hữu những ưu điểm vượt trội như:
- Tính hệ thống:
- Các thông tin phân tán trên nhiều cơ sở được tập hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh, tránh bị thiếu sót dữ liệu khi cần.
- Sắp xếp khoa học:
- Đối với những người không chuyên, việc sắp xếp được thực hiện tốt sẽ giúp bạn dễ dàng nắm được tình hình khách sử dụng dịch vụ của cơ sở mình. Từ đó điều tiết nhập hàng, tung dịch vụ mới, chương trình khuyến mãi,…
- Cập nhật kịp thời:
- Nhân viên spa sẽ nắm được thế chủ động khi thông tin khách hàng được cập nhật nhanh chóng. Nó sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và uy tín của thương hiệu.
Bạn đang không biết nên sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng nào tốt nhất hiện nay. Dưới đây là lời khuyên dành cho bạn.
4. Phần mềm quản lý thông tin khách hàng – MYSPA
Với số lượng khách hàng ra vào spa thường xuyên thì việc quản lý những thông tin cá nhân của khách hàng bằng giải pháp thủ công trước đây sẽ rất dễ xảy ra sai sót và gây ra khó khăn trong việc lưu trữ. Thấu hiểu những bất cập này, MYSPA đã đem đến cho người dùng một giải pháp tiên tiến và tối ưu nhất với các tính năng chuyên biệt giúp cho Spa:
- Thống kê toàn bộ danh sách khách hàng: thông tin về ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại,… Từ đây bạn sẽ dễ dàng lựa chọn và thực hiện những chiến dịch marketing hiệu quả để đáp ứng nhu cầu làm đẹp của từng nhóm đối tượng khách hàng;
- Hệ thống thông tin khách hàng luôn được cập nhật giúp cho việc quản lý không xảy ra sai sót;
- Hệ thống nhắc lịch hẹn cho khách hàng thông qua tin nhắn SMS.
4.1 Đánh giá của khách hàng về dịch vụ/ sản phẩm
Hiện nay, thị trường đang cạnh tranh ngày càng gay gắt. Việc đo lường đánh giá của khách hàng là rất quan trọng. Nó sẽ giúp bạn điều tra kết quả hoạt động của spa. Không chỉ thế nó còn giúp bạn biết được cảm nhận, mong đợi của khách hàng về spa của bạn. Hơn nữa, qua các đánh giá đó bạn có thể xác định và giảm các nguồn lỗi và khiếu nại từ khách hàng đối với quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ như thái độ nhân viên, thời gian chờ đợi,… Hiểu được điều đó, Myspa đã mang đến tính năng đánh giá dịch vụ từ khách hàng:
- Triển khai hệ thống đo lường nắm bắt chính xác dữ liệu bạn cần. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí hiệu quả
- Nhận báo cáo hiệu suất tùy chỉnh, chẳng hạn bảng xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng;
- Liên tục theo dõi sự đánh giá dịch vụ của khách hàng;
- Thu hẹp khoảng cách giữa kỳ vọng và thực tế về spa để tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó bạn sẽ xây dựng lòng trung thành khách hàng và gia tăng doanh thu hiệu quả.
4.2 Phân loại khách hàng
Mục đích của việc phân loại khách hàng
Phân loại rõ ràng sẽ giúp bạn đưa ra các chiến lược chăm sóc khách hàng tối ưu nhất. Giúp spa của bạn giữ được một số lượng lớn khách hàng trung thành.
Những khách hàng tiềm năng sẽ có thể thành khách hàng trung thành của spa. Đối với nhóm khách hàng chưa hài lòng, việc đưa ra các chiến lược chăm sóc khách hàng đúng đắn sẽ giúp cho spa của bạn dễ dàng tiếp cận và lôi kéo họ quay trở lại sử dụng sản phẩm, dịch vụ của bạn.
Giải pháp phân loại khách hàng hiệu quả và nhanh chóng
Phân loại khách hàng – tính năng nổi bật của Myspa giúp các chủ spa chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Phần mềm Myspa sẽ phân hạng khách hàng theo số tiền mà họ chi tiêu để sử dụng dịch vụ. Khách hàng sẽ được phân theo từng bậc hiển thị theo các màu sắc khác nhau : Luxurious, Diamond, Platinum và cả những khách hàng mới chỉ dùng sản phẩm hoặc dịch vụ của spa 1-2 lần.
Dựa vào thứ bậc xếp hạng, bạn sẽ đưa ra các chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp nhất. Việc này sẽ giữ chân và thu hút thêm những khách hàng tiềm năng đến với spa của mình.
Ngoài ra, còn rất nhiều tính năng thông minh khác giúp các chủ spa tối ưu quy trình quản lý. Myspa đã được các chuỗi spa lớn chọn làm cánh tay đắc lực trong việc quản lý của mình: Royal Spa, MOMMY Spa, MUSE Clinic,…
XEM THÊM CHI TIẾT TẠI ĐÂY:
Myspa – phần mềm quản lý spa tốt nhất hiện nay
Leave a Reply