Ngành công nghiệp làm đẹp ngày càng phát triển, các chủ spa có mong muốn đầu tư mở rộng thêm nhiều chi nhánh nhưng lại gặp khó khăn trong việc quản lý? Hay không cảm thấy an tâm giao lại công việc kinh doanh khi đang đi công tác, du lịch? Cùng Myspa – phần mềm quản lý spa tìm hiểu tính năng quản lý spa từ xa – giải pháp tối ưu nhất của chủ spa.
1. Những khó khăn khi quản lý spa từ xa
1.1 Khó quản lý được nhân viên
Có thể thấy, việc quản lý con người khá phức tạp. Ngay khi bạn có mặt ở spa cũng khó quản lý và theo dõi được hết tiến độ làm việc của nhân viên. Ngoài ra, khi bạn không thể có mặt tại spa, bạn sẽ không biết chính xác số giờ làm việc của từng nhân viên. Rất khó để bạn kiểm soát công việc và nhiệm vụ của họ. Việc đánh giá hiệu quả cũng gặp khó khăn khi không theo dõi hết công việc và năng suất từng nhân viên.
Vì thế, khi không ở spa làm việc hằng ngày, các chủ spa đã thiết lập các chỉ số và mục tiêu để xem hiệu quả nhân viên mang lại. Thế nhưng việc này không thực sự hiệu quả. Nó chưa thực sự tác động đến việc linh hoạt điều phối nhân viên trong giờ làm việc. Đáng lo ngại hơn, nếu tình trạng này kéo dài, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng spa, có thể dẫn đến việc kinh doanh spa lỗ. Vì thế, hãy có những biện pháp quản lý chuyên nghiệp để kiểm soát được tình hình tại spa dù bạn không có mặt ở đó.
1.2 Quản lý kho hàng từ xa gặp nhiều trở ngại
Thông thường, hàng hóa trong kho rất nhiều nên các chủ spa sẽ kiểm kê vào cuối tháng. Hàng hóa xuất nhập tồn kho sẽ được nhân viên quản lý bằng sổ sách và các chủ spa sẽ đối chiếu trong excel. Sự phức tạp của sổ sách truyền thống và excel sẽ làm bạn mất rất nhiều thời gian cho việc kiểm kê. Hơn nữa, khi bạn muốn kiểm tra hằng ngày phải đối chiếu lại số liệu. Vì thế, khả năng sai sót sẽ rất cao.
Ngoài ra, việc kiểm soát kho chưa hiệu quả sẽ dễ dẫn đến tình trạng nhiều hàng hóa còn tồn kho. Muốn giải phóng được hàng tồn thì các chủ spa nên kiểm tra thường xuyên. Và có hướng giải quyết hàng tồn hợp lý. Tuy nhiên, một thực tế là phương pháp quản lý kho spa truyền thống chỉ là giải pháp tạm thời cho các spa có quy mô nhỏ. Việc sử dụng lâu dài đối với các spa có quy mô lớn hay nhiều chi nhánh là rất khó khăn cho các chủ spa.
1.3 Không thể kiểm soát tất cả chi nhánh
Việc quản lý nhiều chi nhánh làm các chủ spa gặp nhiều khó khăn. Để duy trì hoạt đồng mang tính đồng bộ giữa các chi nhánh đòi hỏi chủ spa phải có kỹ năng quản lý tốt. Thử thách đặt ra là làm sao để quản lý cùng lúc nhiều chi nhánh, duy trì tốt về doanh thu và có lượng khách hàng ổn định.
Hơn nữa, việc di chuyển giữa các chi nhánh làm mất rất nhiều thời gian và công sức của bạn. Bạn phải thu thập và đối chiếu các báo cáo của quản lý từng chi nhánh. Điều này lại tốn không ít thời gian mà bạn cũng không thể đảm bảo các con số sẽ chính xác tuyệt đối. Vì thế, các chủ spa nên tìm kiếm giải pháp tối ưu, vừa tiết kiệm được thời gian mà vẫn mang lại hiệu quả công việc.
1.4 Bỏ lỡ lịch hẹn khách hàng
Hằng ngày, các spa phải mất rất nhiều thời gian cho việc tổng hợp lại các lịch hẹn từ các nơi khác nhau như: đặt lịch trực tiếp, tư vấn online, telesale,… Vì thế, nhiều spa đã bỏ lỡ lịch hẹn của khách. Hoặc khách đã đặt lịch nhưng quên và không đến spa tham gia liệu trình đăng ký. Bạn sẽ mất rất nhiều khách hàng tiềm năng chỉ vì một lần “lỡ hẹn”. Với nhiều chi nhánh, nhân viên cũng sẽ lúng túng khi khách hàng đăng ký chi nhánh này nhưng lại đi nhầm chi nhánh khác.
Hơn nữa, các spa thường bị quá tải khách hành vào khung giờ vàng, cuối tuần, dịp lễ… Vào những thời điểm quá tải, khách hàng ngồi đợi lâu sẽ gây áp lực lớn đến nhân viên. Tệ hơn là sẽ mất rất nhiều khách nếu không phục vụ chu đáo ở thời điểm này. Ngoài ra, đôi khi nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian trống. Nhưng cũng có lúc nhân viên làm không kịp. Làm sao để không quá tải vào giờ vàng và rải đều khách hàng theo từng khung thời gian đang là vấn đề đau đầu của các chủ spa.
1.5 Đối mặt với các vấn đề về hiệu suất
Đây là các khó khăn quản lý spa mà các chủ doanh nghiệp thường gặp phải. Bởi vì trong môi trường kinh doanh khốc liệt ngày nay, nếu nhân viên của bạn hoạt động không có hiệu quả thì rất dễ dàng bị các đối thủ cạnh tranh vượt mặt. Khi bạn có những nhân viên rơi vào tình trạng này họ sẽ làm ảnh hưởng đến những thành viên khác và mục tiêu chung. Điều quan trọng nhất là bạn phải giúp nhân viên cảm thấy có động lực để làm việc.
1.6 Khó kiểm soát công nợ
Quản lý công nợ chính là điều khó khăn quản lý spa mà các chủ spa thường gặp. Nếu kiểm soát công nợ không chính xác và chặt chẽ sẽ dẫn đến rất nhiều hậu quả. Bạn sẽ rất dễ làm thất lạc dữ liệu khi quản lý không tốt. Bạn và nhân viên sẽ khó lưu trữ và nắm rõ các thông tin về công nợ khách hàng. Khi bạn có nhiều chi nhánh thì việc này sẽ ngày càng khó kiểm soát công nợ hơn.
1.7 Không nắm rõ liệu trình khách hàng
Ngày nay nhu cầu làm đẹp và chăm sóc sức khỏe của khách hàng là rất cao. Khi đó spa sẽ có nhiều khách hàng đặt lịch hẹn hay đến spa làm liệu trình. Chắc chắn rằng nhân viên của bạn sẽ gặp khó khăn trong vấn đề chăm sóc khách hàng và theo dõi liệu trình để nhắc hẹn đúng lịch trị liệu cho khách. Nếu bạn mở rộng quy mô sẽ gặp rất nhiều khó khăn quản lý spa trong việc đồng bộ được lịch trình của khách hàng ở tất cả các chi nhánh.
2. Các giải pháp công nghệ dễ dàng quản lý spa từ xa
Hiện nay, với tốc độ tăng trưởng ngày càng cao của ngành làm đẹp. Các chủ Spa đang không ngừng mở rộng chi nhánh để đáp ứng đủ các nhu cầu làm đẹp của khách hàng. Đặc biệt là các chị em phụ nữ hiện đại. Tuy nhiên, với những khó khăn nêu trên, không hẳn chủ spa nào cũng có thể quản lý từ xa tốt tất cả chi nhánh. Có thể một số chủ spa chưa biết đến các công cụ hay phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp.
2.1 Tính năng quản lý spa từ xa nhiều chi nhánh
Bằng sự thấu hiểu lâu năm về những vấn đề mà các chủ spa đang đang gặp phải. Myspa mong muốn đem lại những trải nghiệm tốt nhất dành cho các chủ spa. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp myspa hân hạnh là một trong những sản phẩm công nghệ 4.0. Nơi tích hợp nhiều tính năng giúp chủ doanh nghiệp quản lý spa từ xa hiệu quả.
Với tính năng quản lý spa từ xa nhiều chi nhánh, các chủ spa sẽ được hỗ trợ:
- Quản lý tất cả nhân viên ở từng chi nhánh
- Dễ dàng sắp xếp nhân viên hỗ trợ các chi nhánh thiếu người trong nội bộ
- Thực hiện các chương trình khuyến mãi áp dụng cho toàn bộ hoặc một số chi nhánh
- Quản lý tất cả các kho nội bộ và điều phối hàng hóa dễ dàng
- Báo cáo chuyên sâu từng chi nhánh như về doanh thu, số lượng hàng hóa xuất, nhập,…
- Xuất báo cáo nhanh chóng với phần mềm Myspa, có hỗ trợ việc xuất file excel
Myspa đã cho ra mắt phiên bản ứng dụng trên cả hai hệ điều hành App Store và Google Play. Điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý từ xa hệ thống spa của mình. Thêm vào đó là những báo cáo chính xác, tức thì về tài chính, thống kê doanh thu hàng tháng. Lương, hoa hồng của nhân viên thông qua ứng dụng trên điện thoại, máy tính bảng.
2.2 Giúp đặt hẹn online nhanh chóng
Để khắc phục tình trạng lịch hẹn của khách hàng bị bỏ sót, phần mềm quản lý Myspa giúp khách đặt hẹn từ xa nhanh chóng. Khách sẽ không phải chờ đợi khi đến spa thư giãn. Nhân viên cũng sẽ linh hoạt và chủ động hơn khi phục vụ khách hàng. Đặc biệt là các dịp cuối tuần, các spa sẽ không phải áp lực vì lịch khách trùng nhau.
Tính năng đặt hẹn của phần mềm quản lý Myspa bao gồm:
- Thông tin của khách hàng đặt lịch hẹn từ các trang mạng xã hội như Zalo, Facebook, Instagram,…Sẽ tích hợp về phần mềm Myspa giúp spa dễ dàng quản lý
- Theo dõi được tất cả nguồn khách hàng đến từ các trang mạng xã hội nào. Từ đó, có các chiến lược cho từng khách hàng ở từng kênh.
- Khách hàng có thể tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển với tính năng đặt hẹn online
- Phần mềm sẽ ghi nhận tất cả các lịch hẹn của khách hàng 24/24
- Giúp các spa tiết kiệm thời gian tư vấn cho khách
- Hạn chế tối đa tình trạng quá tải giờ cao điểm
2.3 Quản lý nhân viên toàn chi nhánh mọi lúc mọi nơi
Thấy được những khó khăn khi quản lý nhân viên của các chủ spa. Phần mềm quản lý spa Myspa sẽ giúp chủ spa quản lý nhân viên từ xa hiệu quả dù đang ở bất kỳ đâu:
- Báo cáo chính xác thời gian check in, check out nhân viên, tổng số giờ làm việc
- Hỗ trợ quản lý và điều phối các hoạt động của nhân viên trong ca làm việc
- Theo dõi chính xác thời gian làm việc của từng nhân viên, mang lại sự công bằng hiệu quả
- Hỗ trợ đánh dấu và ghi nhận từng trường hợp xảy ra các vấn đề phát sinh
- Hỗ trợ lưu trữ chi tiết các đánh giá nhân viên của khách hàng
- Nếu có nhiều chi nhánh dễ dàng điều phối nhân viên qua lại hỗ trợ nhau giữa các chi nhánh. Từ đó tăng tính đoàn kết giữa các nhân viên
2.4 Quản lý xuất nhập kho hiệu quả, tiết kiệm thời gian
Nhận thấy được vấn đề lớn khi kiểm kê hàng hoá hàng tháng của các chủ spa. Myspa đã đưa ra giải pháp quản lý kho hiệu quả. Các chủ spa có thể yên tâm nhập xuất hàng và chỉ cần theo dõi trên hệ thống phần mềm. Để nắm được đầu vào và ra của sản phẩm, Myspa có tính năng quản lý từ xa kho hàng:
- Báo cáo đầy đủ thông tin từng sản phẩm khi xuất nhập tồn kho
- Hỗ trợ chủ spa kiểm kê hàng hóa và quản lý hàng tồn dễ dàng
- Hỗ trợ điều phối hàng hóa giữa các kho nội bộ giải phóng hàng tồn. Giải quyết tình trạng kho thiếu, kho tồn trong nội bộ
- Quản lý hàng hóa số lượng nhập xuất theo tháng
- Kiểm soát hiệu quả nhập xuất hàng hóa giữa các kho nội bộ
3. Chia sẻ từ khách hàng khi sử dụng phần mềm quản lý spa
Myspa hân hạnh được tin tưởng bởi hàng trăm hệ thống Spa, Clinic, TMV 5* trên khắp cả nước. Và trong số đó có những tên tuổi Spa lớn như: Mr.Dam’s Beauty World, Muse Clinic Saigon, World Beauty, TMV Peony, TMV Madrid,…
“Tôi đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý từ xa khi mở rộng kinh doanh ra nhiều chi nhánh. Khi quyết định sử dụng phần mềm MYSPA, chỉ với chiếc điện thoại, tôi có thể nắm bắt ngay tình hình kinh doanh từ các chi nhánh ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào. Các thông tin khách hàng đều được quản lý trên phần mềm mà vẫn đảm bảo tính nội bộ và bảo mật” – Chị Ngọc Anh – Giám đốc chuỗi Spa Lagerstroemia.
Không chỉ riêng Giám đốc chuỗi Spa Lagerstroemia, rất nhiều hệ thống spa khác đã lựa chọn Myspa là trợ thủ đắc lực, trong việc quản lý và chăm sóc khách hàng bởi những tính năng ưu việt khác sau đây:
- Hỗ trợ đặt lịch hẹn thông minh
- Theo dõi liệu trình, thông báo và nhắc lịch hẹn đến khách hàng
- Tính năng tính hoa hồng cho nhân viên
- Tính tiền nhanh chóng, báo cáo chính xác, tức thì
- Hỗ trợ CSKH thường xuyên và định kỳ thông qua email, SMS
- Thông kế các dịch vụ mang lại hiệu quả kinh doanh, đưa ra chiến lược kinh doanh Marketing kịp thời
Kết luận
Với công nghệ điện toán đám mây hoàn toàn mới của Singapore được đồng bộ hóa một cách tối ưu giúp cho dữ liệu và thông tin khách hàng được bảo mật tuyệt đối và không chia sẻ cho bên thứ 3. Không những vậy, việc cập nhật liên tục dữ liệu và thông tin khách hàng lên server online giúp tránh tình trạng mất dữ liệu khi xảy ra bất kì sự rủi ro về thiết bị đang sử dụng phần mềm. Có thể thấy, việc sử dụng phần mềm quản lý spa từ xa vừa giúp công việc quản lý hiệu quả, vừa đảm bảo an toàn dữ liệu, thông tin cho bạn.
Leave a Reply