Đã bao giờ bạn gặp khó khăn trong vấn đề sắp xếp lịch hẹn với khách hàng? Bạn không thể quản lý được lịch hẹn khách hàng và rất hay khiến họ cảm thấy không hài lòng? Khách hàng đặt lịch xong nhưng mãi không đến chỉ vì “quên”? Nếu bạn đang đối mặt với một trong những vấn đề trên, bạn không thể bỏ qua bài viết này. Vì phần mềm quản lý và thiết kế app thương hiệu Myspa sẽ mang đến cho bạn giải pháp cực kỳ thông minh và hiệu quả ngay sau đây.
1. Hiện trạng quá tải lịch hẹn khách hàng vào giờ cao điểm
Đa phần khách hàng phải đến tận spa, salon để trực tiếp trải nghiệm dịch vụ. Vậy nên đôi lúc không thể tránh khỏi tình trạng quá tải, hết phòng hoặc không có nhân viên hỗ trợ kịp thời.
Từ những chia sẻ của các chủ doanh nghiệp trên diễn đàn làm đẹp trong các dịp lễ Noel, tết Dương lịch & tết Âm lịch sẽ giúp cho các spa tăng doanh thu đáng kể nếu biết tận dụng. Tuy nhiên, vì lượng khách hàng đến quá đông nên gây ra một số khó khăn như:
- Quá tải trong những khung giờ cao điểm
- Khách hàng phải chờ đợi làm giảm sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ tại spa.
- Sai sót nhầm lẫn thông tin:
- Các nhân viên spa liên tục tiếp nhận cuộc gọi đặt lịch hẹn dẫn đến công việc bị quá tải. Vì thế, tình trạng sai sót, hoặc nhầm lẫn thông tin lịch hẹn thường xuyên xảy ra.
- Gặp nhiều khó khăn khi quyết toán sổ sách, báo cáo doanh thu, tính hoa hồng cho nhân viên,…
Do đó, bổ sung quy trình đặt hẹn sẽ giúp các chủ spa, salon dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều trong vấn đề phục vụ khách hàng. Tất cả nhằm mang lại cho họ những trải nghiệm thuận lợi và hiệu quả nhất.
2. Bạn đang nghĩ đến việc quản lý lịch hẹn bằng excel?
2.1 Ưu điểm của excel
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, excel luôn sẵn có và thường miễn phí. Rất có thể bạn đã có một số kinh nghiệm thực tế về việc sử dụng excel. Ngoài việc xây dựng các công thức phức tạp; việc ghi lại thông tin trong excel không yêu cầu đào tạo chuyên sâu để hiểu rõ. Điều này làm cho excel dễ tiếp cận cho các nhóm đang mở rộng quy mô nhanh và không có thời gian để đào tạo nhân viên mới sử dụng phần mềm phức tạp.
Mặc dù excel có thể phù hợp cho các spa, salon khởi nghiệp giai đoạn đầu. Thế nhưng những lợi thế này thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn. Theo thời gian, excel có thể trở nên rắc rối hơn giá trị của chúng. Myspa sẽ đưa một số nhược điểm của việc sử dụng excel để quản lý lịch hẹn khách hàng.
2.2 Nhược điểm excel
Khó mở rộng quy mô
Khi danh sách khách hàng của bạn bắt đầu phát triển, bạn sẽ cần rất nhiều sheet để quản lý lịch hẹn khách hàng. Tuy nhiên, dữ liệu càng lớn thì càng dễ xảy ra lỗi và hỏng công thức. Chưa kể khi dữ liệu đổ về nhiều bạn và nhân viên có thể sẽ gặp khó khăn khi phải cần biết rất nhiều hàm để xử lý.
Thiếu kiểm soát và bảo mật
Khi một tệp dữ liệu quá lớn, nó có thể làm cho chương trình Excel chạy rất chậm. Đặc biệt nếu tất cả dữ liệu nằm trong một tệp. Việc cố gắng chia nhỏ dữ liệu thành các tệp nhỏ hơn có thể khiến một số dữ liệu bị mất hoặc thất lạc. Excel gây ra rất nhiều khó khăn nếu bạn sử dụng nó với mục đích quản lý. Bởi vì nếu sử dụng các phép tính không chính xác, làm ảnh hưởng đến độ chính xác.
Excel là một ứng dụng độc lập, không được tích hợp hoàn toàn với các hệ thống kinh doanh khác; nó không cung cấp đủ quyền kiểm soát. Bởi vì người quản lý bán hàng không có khả năng hiển thị dễ dàng và nhất quán về các báo giá do đại diện của họ gửi hoặc lịch sử của những báo giá đó.
Mỗi khi nhân viên thực hiện các thay đổi theo cách thủ công trong Excel, sẽ có nguy cơ dẫn đến lỗi và ảnh hưởng đến độ chính xác. Những sai lầm này không chỉ khó xác định trong mà còn có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Excel không có khả năng hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng
Trong môi trường dựa trên excel, việc trích xuất dữ liệu từ các phòng ban khác nhau, hợp nhất dữ liệu đó và tóm tắt thông tin để hỗ trợ các chủ spa, salon đưa ra quyết định tốt nhất có thể rất tốn thời gian.
Khi tham gia quá trình xử lý thông tin cần cẩn thận để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu; việc kiểm tra thường xuyên là cần thiết. Khi bản cuối cùng đến tay có thể không có nhiều thời gian để làm việc với thông tin.
Excel khó hợp nhất
Khi đến lúc tạo báo cáo, việc sử dụng Excel sẽ làm quá trình hợp nhất diễn ra chậm chạp. Trong hầu hết các trường hợp, người dùng cuối phải thu thập dữ liệu từ các tệp khác nhau. Tóm tắt chúng và gửi báo cáo cho trưởng bộ phận của họ thông qua email. Phương tiện lưu trữ di động hoặc bằng cách sao chép vào một thư mục mạng được chia sẻ chung. Quá trình này phải tiếp tục đến khi tất cả thông tin đến tay những người ra quyết định.
Thời buổi cách mạng công nghệ lên ngôi như hiện nay, việc sử dụng Internet, mạng xã hội diễn ra như một nhu cầu cá nhân. Do đó việc đặt lịch hẹn online trở nên dễ dàng hơn nhiều. Khách hàng có thể đặt lịch bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu, từ Website, Facebook, Instagram, Zalo,.. Khi họ có nhu cầu. Khách hàng sẽ không phải mất thời gian đến chờ tại spa. Nhân viên của bạn cũng không phải ngồi hàng giờ nhận điện thoại tiếp nhận lịch đặt hẹn của khách. Bởi vì tất cả thông tin đặt hẹn sẽ được tự động cập nhập và sắp xếp trên hệ thống.
3. Đặt lịch hẹn online – trải nghiệm thông minh trong thời đại số
Nếu trước đây bút viết hỗ trợ thân thiết trong công tác đặt lịch hẹn với khách hàng; thì giờ đây, Myspa sẽ là giải pháp tốt nhất dành cho bạn trong thời đại kỹ thuật số. Với tính năng quản lý lịch hẹn online cho khách hàng tích hợp trên phần mềm quản lý spa Myspa; bạn sẽ tối ưu hóa việc kiểm soát lịch hẹn và trải nghiệm của khách hàng tại spa.
Hiện myspa đã đồng hành giúp các doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong quản lý lịch hẹn như: BB THANH MAI, MR.ĐÀM BEAUTY, MUSE CLINIC, WORLD MEDICAL CENTER, MCARE CLINIC & SPA, NALEE SKIN CARE CLINIC, SPARADISE VIETNAM, THẨM MỸ QUỐC TẾ THIÊN KHUÊ,….
3.1 Tạo đơn hàng online
Trên giao diện đặt hẹn của Myspa, bạn sẽ thấy mục tạo đơn hàng được bố trí ngay đầu trang. Đây là một vị trí vô cùng thuận lợi giúp các nhân viên thao tác một cách nhanh chóng nhất. Khi bắt đầu tạo đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành nhập tên, số điện thoại và email khách hàng. Myspa cung cấp cho bạn các khung điền thông tin với khả năng gợi ý. Việc này giúp bạn tìm kiếm, điền thông tin khách hàng cũ nhanh gọn và chính xác nhất.
Quá trình xuất hóa đơn cũng vô cùng thuận tiện cho nhu cầu chi trả của khách hàng. Bạn có thể chọn 1 trong 2 hình thức thanh toán phù hợp nhất cho khách hàng như: Chi trả một lần hoặc trả trước. Các phương thức thanh toán đa dạng cũng được tích hợp trên phần mềm bao gồm: Thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc tài khoản trả trước. Điều này sẽ mang lại thuận tiện tối đa cho khách hàng trong quá trình chi tiêu tại spa.
3.2 Chọn dịch vụ và nhân viên thực hiện ngay trên đơn hàng
Khi tạo đơn hàng, nhân viên sẽ được điều hướng đến giao diện tiếp theo mà tại đó, các dịch vụ và giá cả được sắp xếp theo danh sách dạng tiles giúp cho quá trình quan sát và lựa chọn diễn ra dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó, Myspa còn giúp bạn chọn nhân viên thực hiện dịch vụ sao cho phù hợp với mong muốn khách hàng hoặc trong điều kiện lịch trống của nhân viên tại thời điểm đó. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể chọn chi nhánh spa, salon… theo yêu cầu trải nghiệm của khách hàng.
Chẳng những thế, hệ thống còn giúp các chủ spa quản lý, thống kê lịch hẹn trên mỗi nhân viên. Từ đó có thể tính toán lương và hoa hồng (nếu có) cho từng nhân viên cụ thể.
3.3 Chủ động gửi sms nhắc lịch khách hàng
Một trong những vấn đề khá nhức nhối đối với chuỗi doanh nghiệp làm đẹp đó là tình trạng khách hàng đã đặt lịch hẹn nhưng không đến. Có thể họ có lý do khách quan, nhưng thông thường vì “quên” lịch hẹn. Điều này khiến bạn hao tốn khá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị cũng như bố trí nhân viên phục vụ, nhưng cuối cùng lại “ngã về không” trong khoảng thời gian diễn ra lịch hẹn.
Để hạn chế tình trạng này, Myspa đã tích hợp tính năng chủ động gửi sms nhắc lịch khách hàng trên phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp đến từ Myspa. Bạn chỉ cần đặt ra một mốc thời gian gửi sms cụ thể vào đầu ngày, tin nhắn nhắc hẹn sẽ được tự động gửi đến tất cả khách hàng có lịch hẹn trong ngày hôm đó. Khi nhận được tin nhắn, khách hàng sẽ nhớ đến lịch hẹn, và sẽ chủ động sắp xếp công việc sao cho không trùng với giờ làm đẹp. Vì dù ít dù nhiều, đối với phụ nữ hay một bộ phận đàn ông, nhu cầu làm đẹp là cấp thiết. Vì vậy đây vẫn sẽ là một trong những mối ưu tiên hàng đầu của khách hàng.
3.4 Sắp xếp và quản lý lịch hẹn ngay trên Smartphone của bạn
Mọi thông tin đặt lịch hẹn của khách hàng được đổ về hệ thống, giúp tránh được tình trạng trùng lịch hẹn. Ngoài ra, bạn còn có thể theo dõi tình hình kinh doanh của Spa hằng ngày, ở bất cứ đâu chỉ bằng chiếc Smartphone của mình mà không phải chờ kế toán tổng hợp rồi báo cáo lên nữa. Việc quyết toán chấm công cũng đơn giản, dễ dàng hơn nhiều. So với việc thuê thêm nhân sự cho một mùa cao điểm thì việc áp dụng cho mình một giải pháp công nghệ hiện đại có phải hiệu quả và tối ưu hơn không nào?
XEM THÊM CHI TIẾT TẠI ĐÂY:
Myspa – phần mềm quản lý và thiết kế app thương hiệu tốt nhất hiện nay
Leave a Reply