Phương pháp quản lý liệu trình spa chuyên nghiệp

Việc quản lý quy trình rất quan trọng vì nó giúp spa thu hút khách hàng và mang đến cho họ trải nghiệm thư giãn tuyệt vời. Tuy nhiên, một số spa chủ hiện nay lại gặp tình trạng không quản lý được liệu trình của khách hàng có thực hiện các phương pháp quản lý từng hệ thống quản lý hay không. Nó không hiệu quả, mất thời gian và kéo theo nhiều rắc rối cho các chủ spa. Nhưng chỉ với phần mềm quản lý spa là bạn đã có phương pháp quản lý liệu trình spa.

Liệu trình spa là gì?

Là các gói trị liệu hay phục hồi cơ thể, tâm trí, tinh thần toàn cơ thể. Là sự kết hợp khác nhau của các giải pháp tại spa để mang lại cho khách hàng vẻ ngoài rạng ngời và cảm giác tuyệt vời. Mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng với dịch vụ chăm sóc sức khỏe, sắc đẹp và thư giãn tại spa.

Nhược điểm quản lý liệu trình spa thủ công

Có thể thấy, rất nhiều chủ spa vừa và nhỏ khi bắt đầu kinh doanh spa sẽ sử dụng phương pháp quản lý thủ công. Một phần do chưa có kinh nghiệm quản lý và sẽ gặp khá nhiều vấn đề phát sinh. Myspa sẽ chỉ đưa ra một số bất cập khi quản lý bằng các phương pháp này và những giải pháp giải quyết hiệu quả.

Sai sót khi cập nhật dữ liệu

Lượng dữ liệu và thông tin bạn nhận được sẽ vô cùng lớn khi quản lý liệu trình spa từng khách hàng. Nếu như bạn vẫn giữ những phương pháp quản lý cũ, bạn có thể gặp khó khăn như:

• Dễ mắc các sai sót trong việc cập nhật số lần làm liệu trình của khách hàng
• Mất rất nhiều thời gian vào việc kiểm tra thông tin, số liệu quản lý liệu trình spa cho từng khách hàng
• Dễ mất các thông tin của khách hàng do không có hệ thống bảo mật rõ ràng
• Khách hàng rất khó khăn khi thay đổi liệu trình
• Không quản lý được sản phẩm, dễ cập nhật sai thông tin mỗi lần làm liệu trình
• Các con số về báo cáo thống kê liệu trình sẽ không có độ chính xác cao
• Không bảo lưu được thông tin liệu trình của khách hàng chi tiết nhất khi có sự cố phát sinh ngoài ý muốn.

Quản lý dữ liệu khách hàng kém

Có thể thấy, để mang lại trải nghiệm cho khách hàng tốt nhất thì các spa luôn cung cấp nhiều gói liệu trình đa dạng để phù hợp với tất cả mọi người. Vì thế, mỗi khách hàng sẽ có một gói chương trình khác nhau, các khung thời gian cũng không giống nhau. Nếu quản lý liệu trình spa không tốt, bạn sẽ rất dễ gặp phải các trường hợp sau:

• Không nhớ trước đây khách đã làm gói liệu trình gì tại spa của mình. Việc kiểm tra lại lịch sử có thể mất rất nhiều thời gian
• Rất dễ bị mất lịch sử thông tin khi khách hàng yêu cầu bảo lưu do có việc đột xuất không thể làm liệu trình được
• Trong lúc tư vấn chốt liệu trình spa mà không nắm rõ giờ giấc khách hàng khác đã đặt lịch có thể dẫn đến trùng lịch hẹn. 

Bỏ sót lịch hẹn khách hàng

Khách hàng ngày nay rất bận rộn với công việc và gia đình. Có thể trong khoảng thời gian nào đó họ sẽ quên việc phải đến spa làm liệu trình. Do đó, sẽ có nhiều rắc rối mà bạn sẽ gặp nếu như không quản lý liệu trình spa tốt:

• Khó nhớ lịch hẹn khách hàng đặt do không quản lý liệu trình spa rõ ràng, cụ thể. Khi khách quên lịch các spa sẽ rất vất vả đi tìm thông tin để nhắc lịch hẹn.
• Việc khách hàng không nhớ mà các spa cũng quên có thể dẫn đến mất khách do không chăm sóc khách hàng tốt.
• Trải nghiệm của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng nếu các spa quên không nhắc lịch hẹn khách hàng.

Khó quản lý lương, hoa hồng nhân viên

Đây là một trong những vấn đề đau đầu với các chủ spa. Thực tế các spa chủ rất dễ thắc mắc sai sót khi quản lý truyền thống. Không thể quản lý hết từng nhân viên thực hiện từng liệu trình cho từng khách hàng. Việc này rất dễ tính Lột tiền phần trăm hoa hồng cho từng nhân viên, có thể dẫn đến các điểm kết nối giữa các nhân viên với nhau, giữa các chủ spa với nhân viên.

Phương pháp quản lý liệu spa tự động bằng phần mềm

Chủ spa gặp nhiều trở ngại khi quản lý spa bằng biện pháp thủ công. Hệ thống quản lý sẽ không thể hoạt động tốt với những phương pháp cũ này. Khi có những vấn đề phát sinh, bạn sẽ cảm thấy biết được những bất cập không đáng có. Vì thế, đa số các chủ doanh nghiệp ngày nay đã số hóa quy trình quản lý. Họ sử dụng phần mềm – như 1 công cụ hữu ích giúp quản lý thẻ liệu trình spa.

Quản lý thông tin khách hàng chặt chẽ

Dữ liệu khách hàng, các gói liệu trình đều được lưu trữ trên phần mềm. Các thông tin đều được cập nhật và liên kết chặt chẽ với nhau. Đặc biệt là được đồng bộ hoá toàn hệ thống. Nên khi cần tìm kiếm thông tin, bạn chỉ cần nhập thông tin là sẽ tìm ra kết quả. Đây có lẽ là một điểm cộng lớn mà các phương pháp truyền thống gần như không làm được. Với phần mềm Myspa, bạn sẽ quản lý được:

• Quản lý liệu trình spa chính xác, đầy đủ thông tin từng chi tiết của từng khách hàng
• Cập nhật chi tiết thông tin khách hàng trên hệ thống. Tên, số điện thoại, giờ khách hàng bắt đầu làm liệu trình, dịch vụ,…
• Có thể xem lại lịch sử khách hàng đã và đang sử dụng liệu trình. Số lần đến spa và tổng số tiền khách đã thanh toán,…
• Biết được nhân viên nào đang phụ trách chăm sóc khách hàng đó
• Khi khách làm mất thẻ liệu trình, vẫn có thông tin được lưu lại trên hệ thống phần mềm

Quản lý nhắc hẹn khách hàng

Để tránh tình trạng khách hàng bỏ quên lịch hẹn, tính năng SMS marketing của Myspa sẽ giúp các chủ spa đặt lịch hẹn với khách hàng hiệu quả. Spa cũng có thể để lại ấn tượng trong mắt khách hàng. Vì đã quan tâm đến nhu cầu chăm sóc sức khỏe của họ. Đặc biệt, công việc quản lý tốt lịch hẹn, bạn cũng sẽ sắp xếp được nhân viên phục vụ khách hàng. Và trở thành một spa chuyên nghiệp hơn.

Các chủ spa chỉ cần lên lịch hẹn, chọn giờ, chi nhánh,… Phần mềm sẽ đúng thời gian đã định sẵn trước đó và gửi tin nhắn tự động cho khách hàng. Khi khách hàng muốn đổi lịch hẹn, bạn chỉ cần cập nhật lên hệ thống và cài đặt. Phần mềm sẽ tự động gửi lại lịch nhắc hẹn cho khách. Hơn nữa, Myspa còn có các tính năng còn hỗ trợ các chủ spa chăm sóc khách hàng trước và sau khi làm liệu trình. Như gửi lời cảm ơn, chúc mừng sinh nhật, gửi các chương trình khuyến mãi đến khách hàng,…

Thay đổi lịch trình theo yêu cầu

Khi khách hàng có nhu cầu thay đổi dữ liệu của chương trình. Lúc này, các chủ spa sẽ phải cập nhật lại sổ sách. Vì sợ số liệu thu chi cuối tháng bị chênh lệch do chưa cập nhật gói chương trình mới. Nhưng với Myspa, các chủ spa có thể yên tâm hoạt động thay đổi liệu trình để làm hài lòng khách hàng mà không phải lo lắng về việc làm tăng thu chi cuối tháng.  

• Các sản phẩm cho việc thực hiện liệu trình luôn được quản lý rõ ràng
• Phần mềm quản lý Myspa có tính năng quản lý thu chi hỗ trợ tích cực cho các chủ spa
• Tạo phiếu thu chi kiểm tra dòng tiền một cách chính xác
• Linh hoạt thay đổi liệu trình mà không gây ảnh hưởng thu chi cuối tháng giúp quản lý liệu trình spa dễ dàng hơn

Quản lý dịch vụ trong liệu trình spa

Thực tế, các chủ spa rất khó khăn trong việc kiểm tra giám sát sản phẩm trong quá trình quản lý liệu trình spa. Sổ sách truyền thống đã làm mất rất nhiều thời gian để kiểm tra. Khi đối chiếu số liệu thực tế trên excel cũng không thể kiểm tra tính chính xác được. Ngoài ra, các chủ spa nếu không kiểm tra xuyên suốt thì sẽ không biết được sản phẩm đang tồn tại bao nhiêu. Việc hết hàng trong quá trình phục vụ có thể làm cho trải nghiệm của khách hàng không được tốt. Hơn nữa, nếu có nhiều chi nhánh công việc này sẽ càng trở nên rắc rối hơn. Để giúp các chủ spa vượt qua khó khăn, Myspa đã có tính năng quản lý thông tin sản phẩm, dịch vụ:

• Các trạng thái của sản phẩm được quản lý rõ ràng trên hệ thống ( còn hàng, hết hàng, có sẵn,…)
• Quản lý chi tiết các thông tin ưu đãi của sản phẩm/ dịch vụ
• Liệt kê mã hàng, nhãn hiệu, tên sản phẩm, thông tin giá cả,…
• Quản lý thông tin sản phẩm cho mỗi lần thực hiện liệu trình

Quản lý công nợ

Đây là một trong những tâm sự nghiệp spa của các chủ spa. Khi chốt liệu trình, có khách thì thanh toán lần đầu, có khách thì trả 1 nửa chi phí nhưng cũng có khách thanh toán ít cho mỗi lần đến làm. Các chủ spa rất khó khăn trong việc quản lý công nợ của khách hàng. Các dòng báo cáo tiền điện tử có thể gặp nhiều sai sót. Vì thế, tính năng quản lý công nợ của Myspa sẽ giúp các chủ spa kiểm tra giám sát dòng tiền một cách hiệu quả. Từ đó quản lý hồ sơ spa dễ dàng hơn:

• Hỗ trợ truy xuất công việc dễ dàng từ hệ thống Myspa
• Báo cáo hàng tháng các công nợ
• Quản lý và theo dõi công nợ của khách hàng
• Thông báo công nợ khách hàng để hẹn hò thanh toán
• Báo cáo chi tiết dòng tiền, hạn chế những sai sót

Tính phần trăm hoa hồng nhân viên

Để tính phần trăm hoa hồng chính xác Myspa đã có tính năng quản lý nhân viên quản lý chấm. Hỗ trợ chính xác cho các chủ spa như:

• Quản lý hoa hồng theo các cấp bậc, dịch vụ và liệu trình khác nhau
• Tự động hỗ trợ tính phần trăm hoa hồng theo liệu trình, sản phẩm/dịch vụ bán ra
• Hệ thống của Myspa quản lý minh bạch, rõ ràng
• Tiết kiệm thời gian cho các chủ spa quản lý tiền hoa hồng. Hạn chế tuyệt đối các rủi ro trong quá trình tính phần trăm hoa hồng cho nhân viên.

Tóm lại, việc quản lý liệu trình spa bằng phương pháp truyền thống sẽ gặp rất nhiều rủi ro. Bạn phải mất khá nhiều thời gian để giải quyết các công việc quản lý. Để phát triển và mở rộng quy mô cần áp dụng cho mình công nghệ phần mềm để tối ưu hóa hiệu quả công việc quản lý spa. Đến với Myspa bạn và khách hàng sẽ có một trải nghiệm cực kỳ tốt và mang lại hiệu quả cao.