Bỏ túi phương pháp quản lý thu chi spa hiệu quả

Biên tập:

Bao Tram

–

12/08/2021

Quản lý thu chi spa luôn là công việc quan trọng để kiểm soát dòng tiền. Nếu quản lý tốt sẽ kiểm soát được dòng tiền hiệu quả và chặt chẽ hơn. Từ đó công việc kinh doanh rõ ràng góp phần quan trọng trong việc phát triển và mở rộng quy mô. Để kiểm soát tốt thu chi các chủ spa cần làm gì? Câu hỏi sẽ được Myspa – phần mềm quản lý spa giải đáp ngay sau đây. Cùng Myspa bỏ túi phương pháp quản lý thu chi spa hiệu quả.

Bỏ túi phương pháp quản lý thu chi hiệu quả cho spa

Nội Dung

Xây dựng ngân sách

Tạo ra một ngân sách hàng tháng hoặc hàng năm để giúp bạn theo dõi thu nhập và các khoản chi của spa. Ghi lại tất cả các nguồn thu nhập và xác định các khoản chi cố định (như thuê nhà, tiền điện, nước) và các khoản chi linh hoạt (như mua sắm nội thất, chỉnh sửa dụng cụ,…). Điều này giúp bạn biết được mức tiêu dùng hợp lý và có thể tiết kiệm ngân sách cho spa.

Tối ưu hóa chi phí cho Spa

Đối mặt với nhiều chi phí khác nhau, Spa cần tìm cách tối ưu hóa chi phí để tăng cường lợi nhuận. Điều này có thể bao gồm đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp, tìm kiếm những nguồn cung ứng tốt hơn với giá cạnh tranh, kiểm tra và so sánh giá trị của các dịch vụ và sản phẩm cần mua.

Theo dõi chi tiêu của Spa

Để theo dõi thu chi spa hiệu quả, trước tiên phải đánh giá tất cả khả năng mang về lợi nhuận và việc chi tiêu có hợp lý.

Theo dõi chi tiêu hiệu quả đòi hỏi việc ghi chép chi tiêu hàng ngày. Sử dụng một phần mềm quản lý tài chính hoặc sổ sách để ghi lại tất cả các giao dịch tài chính. Theo dõi chi tiêu sẽ giúp bạn nhận ra những khoản chi không cần thiết, phát hiện lãng phí và đưa ra các biện pháp khắc phục.

Quản lý tình hình thu chi của spa

Một số spa bị mắc lỗi nghiêm trọng mà không hề biết là phân bố chi phí không hợp lý. Đây là tâm sự nghề spa rất bổ ích của một số chủ spa. Những người đứng đầu spa có thể không hiểu được hầu hết các con số. Vì vậy việc thu hút sự đầu tư và tài trợ để mở rộng quy mô là vô cùng khó khăn.

Cần có báo cáo lời lãi cụ thể để biết thu chi bao nhiêu trong một khoảng thời gian. Hãy lập các danh mục cụ thể về những nguồn mang lại lợi nhuận và những nguồn bạn chi tiêu. Điều này sẽ giúp cho bạn biết spa có đang làm việc hiệu quả và quản lý được thu chi spa. Nếu lỗ hãy nghĩ đến việc cắt giảm và tìm kiếm những phương pháp mới để tăng trưởng. Nếu lời thì xem xét việc mở rộng và phát triển thêm.

Xem thêm: Tâm sự nghề spa – Không phải chủ spa nào cũng biết

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến thu chi spa

Nếu là spa mới mở khi ước tính được lợi nhuận các nguồn thu về và những việc phải chi sẽ dự đoán được bao lâu sẽ thu hồi vốn. Còn nếu là spa lâu năm sẽ tối ưu được chi phí vận hành, hạn chế được kinh doanh spa lỗ. Từ đó các spa sẽ biết mình nên làm gì để hạn chế nhiều chi phí phát sinh. Nói đúng hơn là tìm mọi cách để kìm hãm chi phí và tăng trưởng lợi nhuận sao cho lợi nhuận tăng đều hàng năm. Các spa nên tập trung vào việc liệt kê, theo dõi và đánh giá thường xuyên:

Doanh thu trên mỗi khách hàng
Doanh thu trên mỗi phòng điều trị, xông hơi, thư giãn, chăm sóc sức khỏe,..
Tỷ lệ thu hút khách hàng mới và cũ
Tỷ lệ sử dụng gói liệu trình, combo, bán sản phẩm
Khách hàng sử dụng các chương trình khuyến mãi
Doanh thu mà mỗi nhân viên mang về

Xem thêm: Các nguyên nhân kinh doanh spa lỗ trong thời điểm hiện nay

Hiệu quả mang lại

Việc phân tích kỹ lưỡng các chỉ số và quản lý thu chi spa hiệu quả sẽ giúp spa phát triển hơn. Từ đó có có cái nhìn tổng thể về các hoạt động và thúc đẩy việc triển khai các chiến lược tăng doanh thu, tối ưu hóa chi phí. Một số điều các spa nên lưu ý khi đưa ra các chiến lược:

Khả năng mang về khách hàng của spa
Tập trung thúc đẩy doanh số bán lẻ
Cải thiện khả năng giữ chân khách hàng
Các gói bán kèm theo từ các dịch vụ, sản phẩm
Tận dụng tối đa các công nghệ có sẵn trong spa

Lợi ích của việc quản lý thu chi spa hiệu quả

So sánh giữa quản lý spa kiểu truyền thống và số hóa bằng phần mềm

Quản lý thu chi spa bằng excel

Liệu đây có phải là giải pháp tốt nhất trong việc quản lý thu chi mà nhiều người vẫn hay đặt câu hỏi. Rất nhiều nội dung nói về việc excel không tốn phí nhưng hoàn toàn không hiệu quả. Còn các chủ spa áp dụng hình thức quản lý này hầu hết đều chọn phương án thay thế khác. Lý do tại sao thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu về ưu, nhược điểm của excel.

Ưu điểm:

Không tốn phí: Do là có sẵn trên máy tính và không phải mất bất kỳ khoản phí nào để đầu tư. Tiết kiệm được nguồn vốn ban đầu. Giải quyết được cơ bản nhu cầu của người sử dụng.
Đơn giản trong việc điền các số liệu: lưu trữ trên file riêng và có thể đơn giản tùy chỉnh, cập nhật lại các số liệu cụ thể. Việc nhập là rất nhanh chóng và có thể thêm, bớt các số liệu không cần thiết.

Nhược điểm

Mặc dù việc sử dụng Excel để quản lý thu chi cho Spa có nhiều lợi ích, nhưng cũng tồn tại khá nhiều nhược điểm. Dưới đây là một số nhược điểm chính của việc sử dụng Excel để quản lý thu chi cho Spa mà bạn cần cân nhắc khi sử dụng:

Phức tạp và thời gian tốn kém: Excel có thể trở nên phức tạp và mất thời gian nếu bạn không có kỹ năng sử dụng tốt. Việc tạo và duy trì các bảng tính phức tạp có thể đòi hỏi sự kiên nhẫn và thời gian đáng kể.

Dễ mắc lỗi: Excel là một công cụ mạnh mẽ, nhưng cũng dễ gặp lỗi. Nhập sai dữ liệu hoặc công thức không chính xác có thể dẫn đến kết quả không chính xác và làm sai lệch trong việc quản lý thu chi của bạn.

iới hạn tính năng: Excel có các tính năng cơ bản để quản lý thu chi, nhưng không đủ mạnh mẽ để xử lý các yêu cầu phức tạp hoặc quản lý các giao dịch lớn. Nếu Spa của bạn phát triển và mở rộng, bạn có thể cần một hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp hơn.

Không tự động hóa: Việc cập nhật dữ liệu và tính toán thu chi trong Excel phải được thực hiện thủ công. Điều này có thể làm tăng khả năng xảy ra lỗi và tốn thời gian.

Trong thời đại 4.0 các spa khác đã chạy đua nhau dùng phần mềm quản lý spa thúc đẩy quy mô và đa dạng tính năng quản lý. Nếu vẫn giữ việc quản lý bằng excel, spa của bạn sẽ chậm phát triển hơn đối thủ cạnh tranh.

Quản lý thu chi spa bằng phần mềm

Để bắt kịp xu hướng công nghệ 4.0, ngày nay rất nhiều chủ spa đã áp dụng phần mềm quản lý spa. Đa dạng tính năng và báo cáo hiệu quả thu chi giúp chủ spa kiểm soát dòng tiền chặt hiệu quả.

Về nhược điểm:

So với excel thì các chủ spa chỉ mất một chi phí rất nhỏ để sử dụng. Nhưng bao quát được hết các công việc quản lý và báo cáo dễ dàng.
Ngoài ra, nếu có nhược điểm thì những công ty cung cấp phần mềm sẽ khắc phục làm hài lòng khách hàng của họ.

Về ưu điểm:

Có rất nhiều ưu điểm từ phần mềm quản lý spa. Để biết rõ hơn những ưu điểm đó, bài viết sẽ cho các chủ spa một ví dụ về phần mềm quản lý spa tốt nhất hiện nay

Có thể thấy excel có những thế mạnh riêng nhưng cũng có khá nhiều bất cập. Đối với việc quản lý thu chi spa trên excel chỉ là giải pháp tạm thời cho spa có quy mô nhỏ. Để đảm bảo an toàn cho các con số không bị mất hay bị thay đổi, chủ spa nên áp dụng xu hướng công nghệ 4.0 dưới đây.

Myspa – Phần mềm quản lý thu chi spa hiệu quả

Là phần mềm đến từ singapore, là cánh tay đắc lực hỗ trợ các chủ spa. Được sự tin tưởng của hơn +5000 khách hàng trong và ngoài nước trong suốt ba năm qua. Phần mềm có những tính năng tuyệt vời hỗ trợ các chủ spa giải quyết mọi khó khăn. Trong đó có tính năng quản lý thu chi spa giúp các quản lý tài chính hiệu quả.

Những ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý thu chi spa

Phần mềm đơn giản hiện đại và rất dễ sử dụng
Bảo mật an toàn hiệu quả
Hỗ trợ trọn đời 24/07 khi sử dụng phần mềm quản lý thu chi spa Myspa
Giao diện hiện đại, chỉ mất 5 phút là thành thạo sử dụng phần mềm đa tính năng Myspa
Quản lý spa từ xa dù đang ở bất kỳ đâu
Ngoài ra còn có web và app thương hiệu theo yêu cầu của các chủ spa

Chi tiết hơn với tính năng quản lý thu chi spa, Myspa sẽ quản lý lập phiếu thu chi, kiểm soát tuyệt đối các dòng tiền: