Có thể thấy, nhân viên là nguồn lực quý giá của mỗi doanh nghiệp. Sự chuyên cần và nhiệt huyết của nhân viên đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp. Vì thể, bạn cần phải có giải pháp hiệu quả để quản lý chấm công nhân viên spa. Bài viết myspa – phần mềm quản lý spa sẽ giúp bạn chỉ với một phương pháp duy nhất dễ dàng quản lý chấm công spa.
1. Quản lý chấm công spa là gì?
Là quản lý, theo dõi giờ làm việc của nhân viên trong spa, ghi lại khoảng thời gian làm việc và nghỉ việc. Hơn nữa còn giúp bạn quản lý được giờ check in, check out, tổng số giờ làm việc của từng nhân viên. Ngoài ra nếu có hệ thống quản lý chấm công spa tốt sẽ giúp bạn kiểm soát hiệu quả công việc dù đang ở bất cứ đâu.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý chấm công spa
2.1 Giúp theo dõi hiệu suất của nhân viên
Lượng thời gian của một nhân viên trong spa có liên hệ trực tiếp với khối lượng công việc mà nhân viên đó làm. Do đó bạn sẽ biết được hiệu suất làm việc của từng nhân viên spa.
2.2 Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên spa
Số giờ làm việc của một nhân viên là một thông tin quan trọng cho các chủ spa. Nó giúp bạn biết được tổng số giờ làm việc của nhân viên, thời gian check in, check out. Khi đến cuối tháng tổng kết lại việc chấm công và trả lương sẽ dễ dàng hơn.
2.3 Quản lý chi phí phát sinh khi nhân viên vắng mặt
Là những chi phí trực tiếp do sự vắng mặt của nhân viên. Các chi phí này bao gồm nghỉ phép có lương trong tháng, tiền hỗ trợ nghỉ thai sản,… Khi quản lý chấm công spa bạn sẽ kiểm soát được những chi phí phát sinh này.
2.4 Quản lý và cải thiện giờ giấc nhân viên
Có thể biết được những nhân viên tích cực làm việc hoặc hay đi sớm, về muộn đi sớm về muộn. Nếu nhân viên mang lại hiệu quả cao trong công việc có thể xét khen thưởng, tăng lương. Quản lý chấm công spa tốt còn giúp bạn hạn chế nhân viên xin nghỉ những ngày thứ bảy, chủ nhật. Không những thế còn quản lý được thời gian, số ngày nhân viên làm và không làm ngày lễ, tết. Ghi nhận thêm những trường hợp nghỉ có lương và không lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,…
Một lý do nữa là trải nghiệm của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng nếu không quản lý tốt. Có một số vị trí trong spa sẽ đi theo ca nếu nhân viên vô trễ hay tự ý nghỉ việc thì khối lượng công việc cho các nhân viên còn lại sẽ rất nhiều. Dẫn đến nhiều trường hợp làm qua loa, làm cho khách cảm thấy không hài lòng khi phục vụ không chu đáo. Nếu không nắm bắt và quản lý chặt chẽ hơn thì nhiều nhân viên khác sẽ không phục, có thể sẽ học theo cách làm việc đó. Hệ quả là quy trình làm việc bị ảnh hưởng, nhân viên làm việc trong môi trường thiếu chuyên nghiệp.
3. Những thách thức thường gặp khi quản lý chấm công spa nhân viên
Thông thường những phương pháp quản lý truyền thống không mang lại hiệu quả cao. Một số nhân viên lấy những khoảng thời gian trống để làm việc riêng. Nhưng nhìn chung đó chỉ là một trong những việc bạn phải đối mặt khi quản lý nhiều nhân viên. Sau đây là những thách thức bạn sẽ hay gặp trong việc quản lý và cải thiện giờ giấc nhân viên:
3.1 Đi muộn về sớm
Đây là tình trạng mà bạn có thể sẽ gặp khi không có hệ thống quản lý chấm công spa. Một số nhân viên thường đi muộn với đủ mọi lý do để rút ngắn thời gian làm việc. Nếu nhân viên đi trễ liên tục sẽ làm ảnh hưởng đến những đồng nghiệp xung quanh.
3.2 Nghỉ giải lao quá thời gian quy định
Có thể vì một số lý do cá nhân nên việc thời gian giải lao kéo dài ra. Nhưng nếu kéo dài liên tiếp mỗi ngày sẽ rút ngắn thời gian làm việc, phần nào làm chậm trễ việc phục vụ khách hàng. Những nhân viên khác cũng bị ảnh hưởng theo bởi những giờ giải lao kéo dài quá 5 – 10 phút.
3.3 Vắng mặt đột xuất, không xin phép
Đây là tình trạng chắc chắn bạn sẽ gặp khi quản lý chấm công spa. Vì những lý do cá nhân hay gia đình, những vấn đề của bệnh tật, tai nạn không mong muốn,…Đây là những trường hợp không ai mong muốn xảy ra như vậy bạn cần phải có giải pháp để bổ sung nhân sự thay thế
3.4 Không có cải thiện sau khi bị nhắc nhở
Khi nhân viên lại tiếp tục nghỉ đột xuất không xin phép với các lý do trên có thể sẽ bị kỷ luật nghiêm trọng, tệ hơn nữa là đuổi việc. Nhưng bạn đừng vội chuyển từ quan sát sang hành động. Hãy đưa ra lời nhắc nhở trước khi kỷ luật nhân viên. Nếu lần sau nhân viên vẫn còn tái phạm thì bạn sẽ dùng những biện pháp mạnh hơn.
3.4 Quá tải công việc
Việc phải quản lý chấm công spa rất nhiều nhân viên sẽ làm bạn bị quá tải vì những phương pháp truyền thống. Bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng không kiểm soát hết số giờ làm việc nhân viên, tính sai lương, bỏ sót giờ tăng ca,…Tình trạng này tiếp tục sẽ làm nhân viên cảm thấy chán nản, môi trường làm việc không chuyên nghiệp.
4. Các dấu hiệu cho thấy bạn phải thay đổi hệ thống quản lý chấm công spa
Quản lý chấm công spa là rất cần thiết. Nhưng điều quan trọng nhất là phải có hệ thống chấm công hiệu quả để tiết kiệm thời gian và theo dõi được các hoạt động của nhân viên trong ca làm việc. Nếu bạn đang có các bất ổn sau thì ngay lập tức thay đổi cho mình một hệ thống chấm công hiệu quả hơn. Khi không thay đổi và kéo dài liên tục bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng kinh doanh spa lỗ do quản lý chấm công spa không tốt.
- Bạn đang làm thủ công cho tất cả các công việc quản lý
- Không có sự minh bạch trong quá trình chấm công spa
- Nhân viên hoặc bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng sửa đổi dữ liệu
- Thiếu việc theo dõi ca làm việc của nhân viên, không cập nhật thời gian ra vào làm việc
- Không an toàn trong việc bảo mật thông tin
- Không ghi chú đánh dấu được các trường hợp đặc biệt phát sinh
- Hệ thống không cập nhật số giờ làm việc của từng nhân viên
- Không hỗ trợ linh hoạt điều phối nhân viên từng chi nhánh
Xem thêm: Các nguyên nhân kinh doanh spa lỗ trong thời điểm hiện nay
5. Các phương pháp quản lý chấm công spa được sử dụng nhiều nhất hiện nay
5.1 Quản lý chấm công spa bằng excel:
Ưu điểm:
- Hầu hết là mọi người đều có được excel cho riêng mình và không phải tốn phí.
- Excel phù hợp với tất cả các yêu cầu của công ty
- Excel có sẵn biểu đồ, hàm,…hỗ trợ việc báo cáo. Đồng thời dễ dàng tạo bảng và tùy chỉnh dữ liệu
- Dữ liệu là của nội bộ, không có các tác động từ bên ngoài
- Dễ dàng sao chép dữ liệu sang một nơi khác mà bạn muốn
- Excel rất phổ biến và gần như mọi nhân viên của bạn ai cũng có thể sử dụng excel
Nhược điểm:
- Mất rất nhiều thời gian và công sức khi nhập từng dữ liệu
- Bạn phải có rất nhiều kiến thức và kỹ năng về excel để thực hiện nó dễ dàng hơn
- Hầu hết là thực hiện thủ công nên rất dễ bị lỗi khi nhập sai
- Không tự động hóa toàn bộ quy trình từ quản lý đến chấm công
- Không thể tổng hợp và theo dõi được thời gian làm việc của từng nhân viên
- Khi mở rộng quy mô thì dữ liệu rất lớn và những rủi ro sai sót là khá cao
- Báo cáo có thể không chính xác do những dữ liệu có thể sai sót trong quá trình làm
- Tính bảo mật lại không cao, có thể dễ dàng mất dữ liệu bất cứ lúc nào
Tổng kết lại khi sử dụng excel
Quản lý chấm công spa trên excel có rất nhiều ưu điểm nhưng nhược điểm cũng rất nhiều. Nhưng chắc chắn rằng đây không phải là công việc mà excel có thể làm tốt. Đặc biệt khi bạn mở rộng quy mô sẽ có thêm nhân viên hơn nữa và dữ liệu chấm công đổ về là rất lớn. Bạn có thể thấy chỉ một excel không thể tối ưu hết công việc, không thể theo dõi, quản lý và ghi nhận những trường hợp đặc biệt trong spa. Bạn cần tìm kiếm cho mình một trợ thủ đắc lực để hỗ trợ việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay cả khi bạn không có mặt ở spa.
5.2 Chỉ với 1 phương pháp duy nhất dễ dàng quản lý chấm công spa
Phần mềm quản lý spa Myspa sẽ giúp bạn quản lý chấm công nhân viên spa. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ các chủ spa trong và ngoài nước tối ưu việc quản lý spa như:
- Bảo mật an toàn tuyệt đối thông tin khách hàng
- Hỗ trợ các chủ spa 24/07
- Tối ưu các phương pháp quản lý từ xa như: kho hàng, nhân viên, chương trình khuyến mãi,…
- Xây dựng hệ thống app và web cho các chủ spa khi có yêu cầu
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng và marketing hiệu quả
- Quản lý lịch hẹn đa kênh
- Đa dạng tính năng quản lý
- Phần mềm dễ dàng sử dụng, giao diện đẹp mắt và hiện đại
Không chỉ có thế phần mềm còn mang đến cho bạn phương pháp quản lý chấm công spa hiệu quả:
- Quản lý chấm công từ xa từng nhân viên của từng chi nhánh
- Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên
- Linh hoạt trong việc hỗ trợ điều phối từng nhân viên
- Cập nhật đầy đủ số giờ làm việc của từng nhân viên
- Hỗ trợ ghi chú các trường hợp đặc biệt có vấn đề phát sinh
- Giảm thiểu sai sót tính lương tăng ca cho nhân viên
- Hệ thống quản lý minh bạch có thể đối soát tiền hoa hồng hàng tháng
5.3 Tổng kết
Chắc chắn rằng, quản lý chấm công spa cũng là một trong những vấn đề mà các chủ spa muốn chia sẻ, tâm sự nghề spa. Một phần mềm quản lý spa tốt sẽ giúp bạn tối ưu các công việc quản lý. Các phương pháp truyền thống chỉ giúp các spa có quy mô nhỏ tạm thời giải quyết các công việc. Khi mở rộng quy mô số lượng nhân viên tăng lên, dữ liệu đổ về là rất lớn bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để làm việc chấm công nhân viên. Hơn nữa sai sót là không thể tránh khỏi trong quá trình làm thủ công. Việc có cho mình một phương pháp quản lý chấm công spa sẽ giải quyết tất cả các vấn đề trên và hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian.
Myspa – phần mềm quản lý spa chuyên nghiệp nhất
Tìm hiểu thêm tại: https://home.myspa.vn/phan-mem-quan-ly-spa
Leave a Reply