Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng vậy, việc quản lý phải tuân thủ theo nguyên tắc, quy trình tiêu chuẩn. Công việc quản lý kho hàng hóa là công việc không chỉ đòi hỏi kiến thức quản lý mà còn đòi hỏi sự cẩn thận, chuẩn xác để đảm bảo hàng hóa không bị thất thoát, không gây nguy hiểm như cháy nổ, rơi, vỡ ….
Mặc dù tất cả các kho có những chức năng khác nhau nhưng chúng đều hoạt động như nhau. Hiểu được quy trình sẽ giúp bạn tăng hiệu quả hoạt động giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Bài viết này của phần mềm quản lý spa – Myspa không đi chi tiết vào từng quy trình. Nội dung chỉ đưa hướng tổng quát giúp bạn phần nào biết được quy trình quản lý kho ra sao. Hy vọng bài viết này mang lại điều bổ ích cho bạn.
Từ diễn đàn làm đẹp có thể thấy một số chủ spa chưa hiểu rõ quản lý kho là gì? Và tại sao nó lại quan trọng trong doanh nghiệp? Để có quy trình quản lý kho hiệu quả bạn cần nắm rõ những kiến thức quan trọng sau đây.
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho hàng đề cập đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho. Điều này bao gồm:
- Tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho
- Đào tạo nhân viên
- Quản lý vận chuyển và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa ở các chi nhánh
- Lập kế hoạch khối lượng công việc.
Quan trọng hơn bạn sẽ thấy rằng quản lý kho hiệu quả liên quan đến việc tối ưu hóa. Nó đảm bảo tất cả các khía cạnh của hoạt động kho hàng vận hành cùng nhau. Việc này nhằm tăng năng suất và giữ chi phí thấp.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý kho
2.1 Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho
Hệ thống quản lý kho tăng cường quản lý hàng tồn kho bằng cách:
- Giảm mức tồn kho
- Cải thiện việc thực hiện đơn hàng
- Giảm thời gian chu kỳ đặt hàng
Được thiết kế để kiểm soát tất cả các hoạt động trong kho của bạn. Cho phép bạn theo dõi từng đơn vị đến mức chi tiết thấp nhất để cải thiện việc thực hiện đơn hàng và độ chính xác của hàng tồn.
2.2 Dịch vụ khách hàng và theo dõi
Kho hàng của bạn là một phần quan trọng trong trải nghiệm mua hàng của khách hàng. Đảm bảo các sản phẩm đặt hàng còn trong kho và khách hàng nhận được những gì họ đã mua là yếu tố quan trọng để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt. Tính năng tự động hóa kho hàng, thông tin cập nhật và theo dõi thời gian thực này đều dẫn đến độ chính xác tốt hơn và khách hàng hài lòng hơn.
2.3 Năng suất doanh nghiệp
Kho hàng của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đáp ứng các mục tiêu năng suất của mình. Một hệ thống quản lý kho hàng cho biết thêm hiệu quả, ổn định và kiểm soát chất lượng cho quá trình bằng cách giúp bạn di chuyển hàng hóa qua kho của bạn ở tốc độ tối đa, cải thiện tất cả các giai đoạn của quá trình thực hiện
2.4 Hoàn lại vốn đầu tư
Hệ thống quản lý kho phù hợp có thể cải thiện doanh số bán hàng và tăng lợi nhuận. Việc này không chỉ giúp bạn bán được nhiều hơn mà còn bán nhanh hơn cho khách hàng tiềm năng. Độ chính xác này làm giảm yêu cầu của khách hàng và đơn giản hóa việc hỗ trợ khách hàng.
Để kho hàng hoạt động thành công, bạn cần dựa trên một nền tảng vững chắc. Hãy chia nhỏ các nguyên tắc quản lý kho và phát triển phương pháp tiếp cận của mình.
3. Nguyên tắc quản lý kho hàng
3.1 Theo hướng dữ liệu
Có lẽ sai lầm mà người quản lý kho mắc phải là cho rằng mọi thứ đang suôn sẻ. Bởi vì có thể dường như không có gì bất ổn.
Ngay cả khi dường như không có vấn đề gì xảy ra. Điều đó không có nghĩa là nhà kho đang hoạt động ở công suất cao nhất. Trên thực tế, có thể cần cải tiến đối với các quy trình đang bị bỏ qua hàng ngày.
Giải pháp: Đảm bảo các quy trình quản lý kho hàng của bạn được điều khiển 100% bởi dữ liệu.
Điều quan trọng là không chỉ “xem xét” bất kỳ dữ liệu nào bạn đã thu thập. Thay vào đó, quản lý kho theo hướng dữ liệu bao gồm việc xem xét dữ liệu của bạn trước. Sau đó đi đến quyết định dựa trên những gì dữ liệu này cho bạn biết.
Khi tinh chỉnh phương pháp quản lý kho dựa trên bằng chứng chắc chắn. Bạn cần đảm bảo rằng mọi quyết định của bạn sẽ dẫn đến năng suất cao hơn.
3.2 Giành quyền kiểm soát
Để quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cần có toàn quyền kiểm soát mọi hoạt động diễn ra.
Về cơ bản, nếu bạn thấy rằng việc này sẽ dẫn đến năng suất cao hơn. Bạn cần đảm bảo rằng nhân viên trong spa, salon của bạn sẽ hoàn thành tốt. Một phần thiết yếu của quản lý kho là việc tạo ra các quy trình làm việc có hệ thống. Bạn cần để nhân viên làm theo trong suốt quá trình hoạt động hàng ngày của họ.
Với quy trình làm việc phù hợp, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ luôn biết họ phải chịu trách nhiệm gì vào bất kỳ thời điểm nào.
3.3 Được linh hoạt
Mặc dù kiểm soát là điều cần thiết, nhưng điều quan trọng là phải duy trì sự linh hoạt. Tại sao? Bởi vì hoạt động kho hàng không diễn ra trong môi trường chân không. Quy trình làm việc có thể minh họa cách thức “điển hình” mà kho hàng của bạn hoạt động. Nhưng không phải lúc nào mọi thứ cũng diễn ra theo đúng kế hoạch.
Bạn cũng sẽ cần phải linh hoạt theo nghĩa bao quát hơn. Liên tục truy cập lại dữ liệu của mình để cải thiện.
Nói cách khác, quy trình kho hàng của bạn không bao giờ được viết hoàn toàn bằng đá. Dữ liệu của bạn cho thấy rằng cần phải thực hiện thay đổi. Điều quan trọng là nhóm của bạn có thể thực hiện thay đổi nhanh nhất có thể.
3.4 Đầu tư vào công nghệ
Có rất nhiều công cụ giúp bạn cải thiện việc quản lý kho hàng trên diện rộng. Từ hệ thống quản lý kho và hàng tồn kho đến các công cụ thu thập dữ liệu (và hơn thế nữa). Đầu tư vào công nghệ phù hợp cho phép kho hàng của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể. Cuối cùng, điều quan trọng là phải cập nhật bất kỳ công cụ và công nghệ nào hiệu quả nhất.
3.5 Giữ khách hàng là trung tâm
Mọi thứ diễn ra trong kho hàng của bạn đều được thực hiện để cuối cùng khách hàng của bạn sẽ nhận được sản phẩm họ đã đặt đúng như kế hoạch.
Lưu ý rằng chính khách hàng mới là người cho bạn số liệu chính xác để lên kế hoạch. Nói cách khác, hoạt động kho hàng phải được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu, mong đợi khách hàng. Trong khi vẫn đảm bảo năng suất tối đa cho spa, salon của bạn.
Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng nên làm nhiều hơn để phục vụ khách hàng tốt hơn. Bạn có thể phục vụ họ tốt hơn bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết. Ví dụ: nếu phân phối trong hai ngày không phải là điều mà đối tượng của bạn hoàn toàn yêu cầu, thì không cần phải “dốc toàn lực” để điều đó xảy ra.
Thay vào đó, bạn có thể tập trung năng lượng của bạn vào việc cung cấp cho khách hàng của bạn theo những cách họ làm đánh giá cao.
Điều này có nghĩa là đưa ra chính sách hoàn trả linh hoạt hoặc cung cấp sự minh bạch hơn nữa về việc thực hiện đơn đặt hàng.
Bằng cách lưu ý đến nhu cầu thực sự của khách hàng, bạn có thể tối ưu hóa hoạt động kho hàng của mình theo những cách có tác động tích cực đến trải nghiệm của họ với thương hiệu của bạn.
4. Quy trình quản lý kho hàng spa, salon
4.1 Phát triển quy trình làm việc được xác định rõ ràng
Bằng cách tiếp cận có chủ đích, bạn sẽ tạo ra các quy trình làm việc có hệ thống, được tiêu chuẩn hóa để các thành viên trong nhóm của bạn luôn tuân theo.
Như đã đề cập, điều này liên quan đến việc nắm quyền kiểm soát nhóm của bạn. Thế nhưng cũng cung cấp cho nhân viên của bạn khả năng đưa ra các quyết định tự chủ khi cần thiết.
Nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, nhóm của bạn có thể tiếp tục như bình thường. Nếu xảy ra sự cố, nhân viên sẽ biết các lựa chọn của họ là gì. Ngoài ra, còn được trang bị để tiến hành theo cách tốt nhất có thể. Đổi lại, kho hàng của bạn có năng suất cao hơn nhiều.
4.2 Trao quyền cho nhóm của bạn
Một quy trình quản lý kho phù hợp cũng cho phép nhân viên thực sự thiết lập quy trình làm việc của họ theo kế hoạch. Các thành viên trong nhóm của bạn phải luôn có ít nhất một lựa chọn để tiến lên bất kỳ lúc nào.
Quy trình quản lý kho hàng của bạn cũng sẽ cho họ biết:
- Nơi họ cần đến
- Những tài nguyên nào họ sẽ cần
- Làm thế nào để đối mặt với những thách thức không lường trước
- Họ sẽ làm việc với ai và báo cáo để được giúp đỡ
4.3 Sử dụng hết tài nguyên
Mặt khác của việc hợp lý hóa hoạt động là bạn sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ các nguồn lực được sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ đã nói.
Trước hết, với ít ma sát hơn và ít dư thừa hơn, bạn sẽ lãng phí ít thời gian, tiền bạc và năng lượng hơn. Bạn càng nhận được nhiều năng suất từ các nguồn lực khác nhau, thì doanh nghiệp của bạn càng có lợi nhuận.
Hơn nữa, bạn cũng sẽ có thể khai thác nhiều giá trị hơn từ các tài nguyên hiện có của mình.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng hệ thống quản lý kho, quy trình của bạn sẽ đảm bảo nhóm của bạn biết cách sử dụng công cụ này với công suất tối đa. Điều này đảm bảo công cụ hoàn toàn xứng đáng với khoản đầu tư mà bạn đã đầu tư vào nó.
Điều này cũng xảy ra đối với nguồn nhân lực. Với quy trình quản lý kho được xác định rõ ràng, bạn sẽ biết thành viên nào trong nhóm phù hợp nhất với vai trò nào. Đổi lại, bạn sẽ cho phép các thành viên trong nhóm của mình phát triển.
4.4 Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng
Trong quá trình quản lý kho hàng của bạn, hãy giữ cho nhóm của bạn tập trung vào mục đích: Đảm bảo khách hàng nhận được chính xác những gì họ muốn khi họ muốn… và (đôi khi) hơn thế nữa.
Để làm được điều này, quy trình của bạn nên bao gồm thông tin về cách thức hoạt động của kế hoạch tổng thể để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Điều này không chỉ củng cố ý tưởng rằng đó là “tất cả vì khách hàng” mà còn cho nhóm của bạn thấy nỗ lực của họ cuối cùng dẫn đến trải nghiệm tốt hơn cho người tiêu dùng như thế nào.
Thêm vào đó, bao gồm thông tin tập trung vào khách hàng trong quy trình quản lý kho hàng của bạn có thể xác định các lỗ hổng hoặc trục trặc trong hoạt động của bạn. Sau đó, bạn có thể thực hiện các cải tiến cho phù hợp – tất cả trong khi hoạt động vì lợi ích tốt nhất của khách hàng.
4.5 Cải thiện kết quả kinh doanh của bạn
Nếu quy trình quản lý kho của bạn hoàn thành tất cả những điều trên, thì điều đó vốn dĩ sẽ dẫn đến sự gia tăng lợi nhuận của công ty bạn.
Bạn sẽ giảm thiểu chi phí trên diện rộng. Tài nguyên ít bị lãng phí – vốn hay nói cách khác – có nghĩa là ít tiền được chi tiêu trong kỳ.
Sau đó, bạn có thể tái đầu tư số vốn bổ sung này vào doanh nghiệp của mình nếu thích hợp. Với nhiều vốn hơn, bạn có thể thực hiện những cải tiến cần thiết cho tổ chức của mình để tăng lợi nhuận của bạn nhiều hơn nữa .
Tuy nhiên, tất cả bắt đầu bằng việc củng cố và củng cố quy trình quản lý kho tổng thể của bạn.
Tổng kết
Quy trình tổng giúp bạn hệ thống được các giai đoạn kiểm soát hàng hóa từ lúc nhập kho đến lúc xuất kho như thế nào. Bài viết này không đi chi tiết vào từng quy trình chỉ đưa quy trình tổng quát giúp bạn phần nào hiểu được được quy trình quản lý kho ra sao. Hy vọng bài viết này mang lại điều bổ ích cho bạn.
XEM THÊM CHI TIẾT TẠI ĐÂY
Myspa – phần mềm quản lý và thiết kế app thương hiệu tốt nhất hiện nay
Leave a Reply